Типові помилки у рахунках-фактурах з операцій з передоплатою. Чи можна нумерувати рахунки-фактури на аванс окремо Як нумеруються рахунки фактури на аванс

Всім добрий день!

У нас така ситуація склалася:
Минулого року у нас велася окрема нумерація за рахунками-фактурою на аванс та за рахунками-фактурою на реалізацію.
Там і там наскрізна, але і там і там, починаючи з 1 і далі по порядку протягом року. У рахунків-фактур на аванс ще й літеру А було додано.
Все це було прописано в обліковій політиці. В обліковій політиці на 2012 рік усі ці моменти також прописали. І перший і другий квартал так і вели. З першим кварталом начебто все зрозуміло — рахунки-фактури старого зразка та принцип нумерації начебто старий. А у другому кварталі так уже не можна було? Потрібно було й ті й інші нумерувати по порядку? І що мені тепер робити.

Добридень! Продовжувати нумерацію так, як закріплено в обліковій політиці. Ось стаття з цього питання:

Організації дуже незручно вести загальну нумерацію, номери рахунків-фактур на аванс містять літеру «А». Крім того, в організації багато складів і фактично кожен склад виписує рахунки-фактури самостійно. Чи можна вести нумерацію рахунків-фактур щодо кожного складу окремо, прописавши це в обліковій політиці? Чи можна при цьому в нумерації рахунків-фактур використовувати префікси та літери, чи мають бути лише цифри?

Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:

На наш погляд, організація вправі самостійно встановити порядок (спосіб) присвоєння номерів рахункам-фактурам виходячи з особливостей своєї фінансово-господарської діяльності та з урахуванням фактично оформленого порядку оформлення первинних документів (у тому числі, наприклад, застосування літерних позначень або складової нумерації), закріпивши його в обліковій політиці з метою оподаткування.

Відповідно до п. 1 ст. 169 НК РФ рахунок-фактура є документом, службовцем основою прийняття пред'явлених сум податку додану вартість до відрахування чи відшкодування порядку, передбаченому главою 21 НК РФ.

Порядок складання платниками податків рахунків-фактур регламентується положеннями ст. 169 НК РФ.

Перелік обов'язкових реквізитів, які мають бути зазначені у рахунку-фактурі, встановлено п. 5, п. 5.1 та п. 6 ст. 169 НК РФ.

Зокрема, пп. 1 п. 5 та пп. 1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ серед обов'язкових реквізитів рахунки-фактури, що виставляється платником податків як при реалізації товарів (робіт, послуг), передачі майнових прав, так і при отриманні оплати, часткової оплати в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав, передбачено порядковий номер рахунку-фактури та дату його складання.

На підставі п. 2 ст. 169 НК РФ рахунки-фактури, складені та виставлені з порушенням порядку, встановленого п. 5, 5.1 та п. 6 ст. 169 НК РФ, що неспроможні бути основою прийняття пред'явлених покупцю продавцем сум податку до відрахування чи відшкодування.

При цьому помилки у рахунках-фактурах, які не перешкоджають податковим органам під час проведення податкової перевірки ідентифікувати продавця, покупця товарів (робіт, послуг), майнових прав, найменування товарів (робіт, послуг), майнових прав, їх вартість, а також податкову ставку та суму податку, пред'явлену покупцю, є підставою відмови у прийнятті до відрахування сум податку.

Нагадаємо, що постановою Уряду Російської Федераціївід 26.12.2011 N 1137 «Про форми та правила заповнення (ведення) документів, які застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість» (далі — Постанова N 1137) введено в дію нові форми рахунків-фактур та порядок їх заповнення, а також правила ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів.

При цьому до початку чергового податкового періоду, тобто до 1 квітня 2012 року, згідно з роз'ясненнями Мінфіну Росії (лист від 31.01.2012 N 03-07-15/11), допускається застосування нових форм відповідних документів поряд з формами, затвердженими раніше постановою Уряду Російської Федерації. Федерації від 02.12.2000 N 914 «Про затвердження Правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість» (далі - Постанова N 914).
Відповідно до пп. «а» п. 1 Правил заповнення рахунку-фактури, наведених у розділі II додатка N 1 до Постанови N 1137, у рядку 1 рахунки-фактури зазначаються порядковий номер та дата складання рахунку-фактури.

Особливий порядок нумерації виставлених рахунків-фактур передбачено лише для організацій, що реалізують товари (роботи, послуги), майнові права через відокремлені підрозділи, та для учасників товариства або довірчих керуючих, які виконують обов'язки платника ПДВ. У цих випадках порядковий номер рахунку-фактури через роздільну рису доповнюється цифровим індексом відокремленого підрозділу, встановленим організацією у наказі про облікову політику для цілей оподаткування, або затвердженим учасником товариства або довірчим керуючим цифровим індексом, що позначає здійснення операції відповідно до конкретного договору простого товариства. управління майном відповідно (пп. «а» п. 1 розділу II додатка N 1 до Постанови N 1137).

Пунктом 3 розділу II додатка N 3 до Постанови N 1137 передбачено, що рахунки-фактури (у тому числі виправлені, коригувальні), складені як на паперовому носії, так і в електронному вигляді, підлягають єдиній реєстрації у хронологічному порядку за датою їх виставлення у журналі обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур.

Аналогічна вимога встановлено п. 2 розділу II додатка N 5 до Постанови N 1137 під час реєстрації виставлених організацією рахунків-фактур у книзі продажів. При цьому реєстрація рахунків-фактур у книзі продажів проводиться у тому податковому періоді, у якому виникає податкове зобов'язання, у тому числі при відвантаженні товарів (виконанні робіт, наданні послуг), передачі майнових прав, отриманні оплати, часткової оплати у рахунок майбутніх поставок товарів. виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав (п. п. 2, 3 розділу II додатка N 5 до Постанови N 1137).

Таким чином, вимоги податкового законодавства щодо нумерації рахунків-фактур, виставлених організаціями у разі реалізації товарів (робіт, послуг), майнових прав не через відокремлені підрозділи, а також організаціями, що не належать до учасників товариства або довірчим керуючим, зводяться до наявності у виставлених рахунках-фактурах порядкового номера та дати їх складання, та їх реєстрації у хронологічному порядку. Будь-яких інших вимог, що стосуються порядку (способу) нумерації рахунків-фактур, виставлених такими організаціями, ні НК РФ, ні Постанова N 1137 (як і чинна Постанова N 914) не містять.

Представники податкових органів у своїх роз'ясненнях обмежуються лише вказівкою, що нумерація рахунків-фактур проводиться у порядку зростання номерів загалом по організації (дивіться листи ФНС Росії від 19.10.2005 N ММ-6-03/, від 06.07.2005 N 03-1- 04/1166/).
Так, фахівці УФНС Росії по м. Москві у листі від 26.01.2007 N 19-11/06924 у відповідь на питання платника податків про правомірність використання у порядкових номерах рахунків-фактур буквених позначень, нагадавши вимоги, встановлені ст. 169 НК РФ та Постановою N 914, підтвердили, що іншого порядку оформлення рахунків-фактур податковим законодавством не передбачено.

При цьому фахівці відділу непрямих податків Управління ФНП Росії по Тамбовській області в інформації, що стосується особливостей заповнення рахунків-фактур, зокрема, наголосили, що Постанова N 914, як і НК РФ, не містить щодо нумерації рахунків-фактур жодних спеціальних положень, тому платник податків повинен самостійно вирішити, яким чином надаються номери цього документа. Спосіб нумерації рахунків-фактур (як загальноприйнятий, так і відрізняється від нього) слід закріпити в обліковій політиці.

Оскільки, як було зазначено вище, Постанова N 1137, як і раніше діюча Постанова N 914, у частині нумерації рахунків-фактур, виставлених організаціями, що не реалізують товари (роботи, послуги), майнові права через відокремлені підрозділи та не належать до учасників товариства або довірчим керуючим, жодних спеціальних положень не вносить, вважаємо, що наведена вище думка податкових органів є актуальною і в даний час.

Суди вважають, що порядок присвоєння номерів рахункам-фактурам законодавством не встановлено (дивіться, наприклад, ухвали ФАС Східно-Сибірського округу від 21.10.2008 N А19-15303/05-20-Ф02-5114/08, від 09.01.9-2008 N 12415/07-51-Ф02-9578/07;ФАС Московського округу від 24.06.2008 N КА-А40/4542-08).

При розгляді правомірності застосування відрахувань з ПДВ судді, як правило, виходять з того, що допущене платником податків порушення порядку нумерації рахунків-фактур само по собі не може бути підставою для відмови у відрахуванні ПДВ (дивіться, наприклад, ухвали ФАС Московського округу від 24.06.2008) N КА-А40/4542-08, постанови ФАС Північно-Західного округу від 18.08.2005 N А05-2344/2005-10, Волго-Вятського округу від 13.01.2005 N А28-9751/2004-433/1

Зазначимо, що штрафних санкцій за порушення нумерації виставлених рахунків-фактур податковим законодавством не встановлено. Відповідальність, передбачена ст. 120 НК РФ за грубе порушення правил обліку доходів та (або) витрат та (або) об'єктів оподаткування в даному випадку не застосовується, так як під грубим порушенням правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування розуміється, зокрема, відсутність рахунків-фактур. З огляду на те, що рахунки-фактури організацією виставляються, підстави для притягнення до відповідальності за ст. 120 НК РФ відсутні (дивіться, наприклад, інформацію Управління ФНП Росії по Челябінській області від 30.11.2011).

Таким чином, беручи до уваги відсутність нормативно закріплених правил нумерації рахунків-фактур, організація, на наш погляд, має право самостійно встановити порядок (спосіб) присвоєння номерів рахункам-фактурам виходячи з особливостей своєї фінансово-господарської діяльності та з урахуванням фактично оформленого порядку оформлення первинних документів. (у тому числі, наприклад, застосування літерних позначень або складової нумерації), закріпивши його в обліковій політиці з метою оподаткування.

Вважаємо, що за наявності у виставлених рахунках-фактурах усіх обов'язкових реквізитів, встановлених п. 5, 5.1 та п. 6 ст. 169 НК РФ, та дотримання хронологічного порядку їх реєстрації, що застосовується організацією порядок нумерації рахунків-фактур не викличе претензій з боку податкових органів і не спричинить жодних штрафних санкцій, а також не послужить підставою для відмови у прийнятті пред'явлених за такими рахунками-фактур сум ПДВ до відрахування або відшкодування у покупців.

Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Об'єдкова Наталія

Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
професійний бухгалтер М'якова Світлана

Нюанси нумерації рахунків-фактур не по порядку 2017-2018

"Нумерація рахунків-фактур не по порядку 2017 (або 2018)" - чому цей запит зустрічається в пошукових системах? Чи є порушенням помилка в нумерації і чи спричиняє якісь санкції? Про це ви дізнаєтесь із нашої статті.

Чим керуватися при нумерації рахунків-фактур

Перелік обов'язкових реквізитів відвантажувального, авансового та коригувального рахунків-фактур міститься у пп. 5, 5.1 та 5.2 ст. 169 НК РФ відповідно. Одним із таких реквізитів є порядковий номер. При цьому порядку нумерації рахунків-фактур сам Податковий кодекс не встановлює та відсилає нас до підзаконного акту – постанови Уряду РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2017–2018 років подібним документом є постанова Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137, яка двічі за 2017 рік змінила свій текст (з 01.07.2017 та 01.10.2017).

Однак щодо питань нумерації рахунків-фактур нічого не змінилося. Таким чином, з часу набрання чинності постановою № 1137 принципових нововведень щодо нумерації в його тексті не було. Деякі уточнення мали місце влітку 2014 року (постанова Уряду РФ від 30.07.2014 № 735), коли було визначено вид розділового знака, що використовується у рахунках-фактурах відокремлених підрозділів, учасників товариств та довірчих керуючих. Таким знаком стала коса риса (дроб, сліш) - «/» (раніше говорилося просто про роздільну рису, але не уточнювалося, сліш мається на увазі або тире).

Про зміни, внесені у форму та правила заповнення рахунку-фактури у 2017 році, читайте у матеріалі "Як заповнити нову форму рахунку-фактури з жовтня 2017 року?" .

Які правила нумерації рахунків-фактур

Основне (і єдине) правило - номери надаються в хронологічному порядку у міру складання/виставлення рахунків-фактур (підп. «а» п. 1 правил заповнення рахунку-фактури, підп. «а» п. 1 правил заповнення коригувального рахунку-фактури) .

Період відновлення нумерації організація може встановити в обліковій політиці самостійно залежно від кількості документів, що нею оформляються. Наприклад, відновлювати нумерацію можна від початку чергового року, кварталу, місяця. Єдине, проти чого висловлювалися чиновники, – це щоденна нумерація рахунків-фактур із першого номера (лист Мінфіну Росії від 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Номери рахунків-фактур можуть складатися не лише з цифр: допускається використання буквених префіксів та цифрових індексів. Останні обов'язково проставляються в рахунках-фактурах:

відокремлених підрозділів (номер документа через сліш доповнюється цифровим індексом ВП, закріпленим в обліковій політиці);
учасників товариств або довірчих управляючих (також через сліш вказується прийнятий у компанії індекс операції за конкретним договором).

Докладніше про реквізити рахунку-фактури та їх значущість для цього документа читайте у статті «Ст. 169 НК РФ (2017-2018): питання та відповіді » .

Чи можна окремо нумерувати авансові чи коригувальні рахунки-фактури

Пряма вказівка на єдину хронологію всіх рахунків-фактур, що складаються платником податків, з'явилася в 2012 році з виходом постанови № 1137. У чинній раніше постанові Уряду РФ від 02.12.2000 № 914 таких норм не було, тому найчастіше бухгалтери рахунки-ак окремо – так було зручно. Наразі цього робити не варто, щоб не викликати нарікань з боку перевіряючих.

Однозначно проти окремої нумерації авансових рахунків-фактур виступає Мінфін Росії (листи від 16.10.2012 № 03-07-11/427 та 10.08.2012 № 03-07-11/284). Якщо є бажання чи потреба якось виділяти рахунки-фактури на аванс, допустимо використати літерний префікс (наприклад, А або АВ) до номера, що вкладається в єдину хронологію.

Що стосується рахунків-фактур коригувальних, то в правилах заповнення чітко говориться, що їм порядкові номери надаються в загальному хронологічному порядку. Цей порядок потрібно дотримуватися.

Номери йдуть не по порядку: чи покарають продавця

Помилки трапляються у всіх, і порушення нумерації рахунків-фактур, на жаль, не рідкість. Найчастіше зустрічаються пропуски номерів чи недотримання хронології (пізнішого за датою рахунки-фактури номер менше, ніж в попередніх, чи навпаки). Подвоєння - випадок рідкісний, тому що в основному всі працюють з бухгалтерськими програмами і привласнити один номер різним документам просто не дозволяє ПЗ.

Привести порушену нумерацію в хронологічний порядок надзвичайно складно, оскільки внаслідок перетасовування рахунків-фактур «повзуть» номери пізніших документів, які вже передані покупцям. Тому постає питання: а чи треба це робити?

Відповідаємо: необов'язково, тому що відповідальності за порушення правил нумерації рахунків-фактур для продавця податкове законодавство не передбачає. У ст. 120 НК РФ йдеться про штраф за відсутність рахунків-фактур, але застосувати її до ситуації з номерами, що «випали», не можна. Говорити про відсутність рахунків-фактур можна лише тоді, коли є обов'язок щодо їх виставляння, але він не виконаний, - пропуск номера сюди не належить. Однак це не означає, що правило єдиної хронології можна ігнорувати.

Чи відобразиться нумерація, що скаче, на покупці

Швидше за все, не позначиться. Помилка в номері рахунки-фактури не перешкоджає ідентифікації продавця, покупця, найменування товарів (робіт, послуг) та їх вартості, ставки та суми ПДВ, а значить, підстав для відмови покупцю у відрахуванні не дає (п. 2 п. 169 НК РФ) . Принаймні подібні претензії контролерів вже давно легко заперечуються. На думку деяких судів, навіть відсутність номера у рахунку-фактурі не повинна позбавляти відрахування з ПДВ (постанови ФАС Центрального округу від 08.04.2013 у справі № А14-7612/2011, ФАС Московського округу від 10.08.2011 у справі №4 09).

Одним із обов'язкових реквізитів кожного з типів рахунка-фактури є його порядковий номер. Слово "порядковий" передбачає нумерацію по порядку в міру оформлення документів. Однак дотриматися її виходить не завжди, а спроба впорядкування відбивається на нумерації документів, виставлених пізніше за ті, на номері яких стався збій. Відповідальність за номери, що скачають або відсутні, не передбачена. Вирахування помилки в номері не перешкоджають.

Реєстрація рахунок-фактури на аванс 1С: Бухгалтерія 8.3 ред. 3.0

Версія конфігурації: 3.0

Дата публікації: 16.01.2017

При надходженні авансів ви зобов'язані виставити рахунки-фактури на аванси, щоб покупець мав право прийняти до обліку ПДВ за придбаними товарами, матеріалами або послугами. У програмі 1С:Бухгалтерія 3.0 рахунки-фактури на аванс можна виписувати списком з автоматичним підбором авансових платежів від клієнтів.

Розглянемо 2 документи прибутковий касовий ордер та безготівкову оплату.

Безготівкова оплата.

Отже, тепер перейдемо у розділ Банк та Касса — Рахунки-фактури на аванста зареєструємо рахунки-фактури.

Перше, що ми заповнимо це Період, Тут вказуємо період протягом якого програма оброблятиме документи. Наша Організація від імені якої виставлятимемо рахунки-фактури на аванс. І дивимося Нумерація рахунків-фактур, дуже зручно використовувати Окрему нумерацію рахунків-фактур на аванс з префіксом «А», але також можна вести Єдину нумерацію всіх виданих рахунків-фактур. Тепер ми натискаємо кнопку Заповнити. Якщо всі дані вірні натискаємо Виконати.

Порядок реєстрації рахунків-фактур у 1С: Бухгалтерія.

А також ми можемо подивитися Реєстр рахунків-фактур виданих. І як бачите рахунки-фактури на аванс, виділені окремим блоком.

Правильна реєстрація документів з обліку ПДВ (рахунків-фактур) дозволить легко проводити закриття місяця, підрахунок податків та формування звітності.

Нумерація рахунків-фактур не по порядку у 2018 році

Статті на тему

Чи можлива нумерація рахунків-фактур не по порядку в 2018 році, це питання дуже хвилює багато компаній, які змушені виписувати велику кількість рахунків-фактур і мати справу з три-чотири- та п'ятизначними номерами. Ми розповімо, чи встановив НК РФ тверді правила щодо нумерації рахунків-фактур, які уточнення у своїх листах дає Мінфін, а також чи виникнуть у покупців проблеми з вирахуванням ПДВ, якщо номер рахунку-фактури поставлений не по порядку.

Номер рахунку-фактури: що каже законодавство

Рахунок-фактура повинен мати порядковий номер, який вказується у рядку 1 (пп. 1 п. 5 ст. 169 ПК РФ).

У Податковому кодексі немає якихось вимог щодо порядку нумерації рахунків-фактур. Постанова уряду №1137 від 26.12.2011 (у редакції від 01.10.2017), до якої ця стаття оперує, процес нумерації також не пояснює. Тому компанія розробляє її самостійно. І стверджує в обліковій політиці.

Нумерація рахунків-фактур не по порядку у 2018 році: правила

Незважаючи на те, що в НК РФ немає конкретних вимог до нумерації рахунків-фактур, нумерувати їх не по порядку компанії все одно не мають право.

Ст.169 все-таки дає кілька приписів щодо нумерації рахунків-фактур у 2018 році:

Нумерувати рахунки-фактури потрібно виключно в хронологічному порядку зростання номерів (1, 2, 3, 4… і т.д.);
У номері рахунку-фактури обов'язково ставиться знак "/", якщо реалізація товарів (робіт, послуг) здійснюється:

через відокремлений підрозділ;
рахунок-фактура на реалізацію складає учасник товариства або довірчий управитель.

Нумерація рахунків-фактур наново

А ось починати нумерацію рахунків-фактур наново можна з будь-якого періоду, тільки не щоденного, таке пояснення дав Мінфін (усі уточнення Мінфіну щодо нумерації рахунків-фактур дивіться нижче):

з початку року;
з початку кварталу;
від початку місяця.

На практиці багато компаній дотримуються наскрізної нумерації з початку року. Головне, щоб не з'явились рахунки-фактури з однаковою датою та номером. У номері можуть бути не тільки цифри, але й будь-які інші знаки.

Приклад

Номер може бути, наприклад, таким: №12/2018-у. З нього бухгалтер одразу зрозуміє, що він виставлений у 2018 році на надані послуги (у).

Нумерація рахунків-фактур на аванс

Нумерувати рахунки-фактури на аванс особливо НК РФ теж не вимагає. Але для своєї зручності можна передбачити, наприклад, префікс (А, Ав, -А) або інший розпізнавальний знак. Так компанії простіше вести облік.

Важливо!Порядок, у якому рахункам-фактурам присвоюватимуться номери, кожна компанія вигадує сама. Вона вибирає той порядок, який є зручним для її конкретної діяльності. Найголовніше, не забути закріпити все це в обліковій політиці з метою оподаткування.

Крім правил, зазначених вище, деякі уточнення, як можна нумерувати рахунки фактури, дає у листах Мінфін РФ. Погляньмо на вказівки міністерства.

Що говорить Мінфін про нумерацію рахунків-фактур

У своїх численних листах Мінфін уточнив, як можна нумерувати рахунки фактури у 2018 році. Ми зібрали ці роз'яснення до зручної таблиці.

Лист Мінфіну Росії

Як можна нумерувати рахунки-фактури

Як правильно зробити нумерацію рахунків-фактур

Нумерація за рахунками-фактурами протягом кількох років призводить до того, що цифри на паперах стають дедалі більшими. Це не дуже зручно під час обліку, тому що доводиться оперувати об'ємними номерами. З цієї причини деякі підприємства, як правило, великі, починають нумерацію з одиниці щомісяця, року чи кварталу. Проте згідно з Листом Мінфіну Росії від 16.10.2012 N 03-07-11/427 політика організації у цій сфері має деякі нюанси. У тому документі не було роз'яснено, як саме вести нумерацію. З цієї причини ця операція досі викликає багато питань.

Законодавча база

Стандартні реквізити рахунків-фактур з відвантаження, авансів та коригування викладені у пунктах 5, 5.1 та 5.2 НК РФ. Порядковий номер також є реквізитом. Однак у законі немає порядку нумерації. Особливості цієї операції прописані в Постанові РФ від 26 грудня 2011 під номером 1137. Зокрема, посилання до цього нормативного акту міститься в пункті 8 статті 169 НК РФ.

Порядок нумерації не редагується багато років. Одні з останніх нововведень були внесені у 2014 році: у ухвалі було вказано розділовий символ, який використовується при складанні документації. Цей закон стосується таких структур:

Відокремлених підрозділів.
Довірчих менеджерів.
осіб, що беруть участь у товаристві.

Зокрема, для поділу слід використовувати знак «/».

Правила нумерації

Головне правило нумерації – присвоєння цифр у хронологічному порядку: номери зазначаються у міру виставлення. Відновлювати нумерацію дозволяється. Це неминуче, якщо компанія працює довгий час. Обов'язково необхідно відобразити періоди відновлення в обліковій політиці підприємства. Період може бути наступним:

Проте ухвала уряду обмежує відновлення нумерації: щодня починати її спочатку не можна. Це вважатиметься порушенням.

Періодичність поновлення залежить від документообігу конкретного підприємства. Що більше паперів заповнюється, то частіше відбувається відновлення номерів.

Різновиди номерів рахунків-фактур

Номери можуть складатися як із цифр, так і літер. Літерні позначення обов'язково мають бути при документообігу у таких структурах:

Відокремлені підрозділи. Після номера необхідно вказати індекс у цифрах. Значення поділяються слідом (/). Індекс визначається компанією та прописується за конкретним договором.
Люди, які перебувають у товаристві, чи довірчі менеджери. Індекс через сліш має бути вказаний і в цьому випадку.

Дотримання правил важливо як виконання нормативних актів. Правильна нумерація забезпечує впорядкований документообіг, запобігає плутанині.

Особливості проставлення буквених значень

Деякі з підприємств нумерують документи авансового та коригувального типу за допомогою різних літерних позначень та цифр. Наприклад, авансовим рахункам-фактурам присвоюється літера А, коригувальних – У. Цей захід дозволяє швидко знайти необхідні документи. Проте метод, що розглядається, використовувати не рекомендується, оскільки дозволів на це в законі немає.

Існує ризик того, що покупець, виявивши літерне позначення, вимагатиме виправлення паперів. Мотивація особи – попередження виникнення проблем під час податкової перевірки.

УВАГА!Існує компромісний метод. Можна надавати рахунку-фактурі одночасно і офіційний, і допоміжний номер. Цей захід порушенням вважатися не буде. Вказувати допоміжний номер можна у бухгалтерській програмі, а й у самому документі. Однак додаткове значення не слід згадувати у графі «Номер». Воно зазначається після всіх реквізитів у графі «Довідково». Дозвіл на використання додаткових номерів надано у листах Мінфіну.

Чи дозволено окремо ставити номери на різні рахунки-фактури?

Чи можна ставити номери в авансових чи коригувальних рахунках-фактурах окремо? Необхідність єдиної хронології встановлена Постановою РФ від 26 грудня 2011 року за номером 1137. До цього року такої норми не існувало, а тому бухгалтери часто проставляли різну нумерацію на рахунках-фактурах з відвантажень та передоплати. Такий порядок вважався найпростішим, проте зараз його заборонено. У протилежному випадку можуть виявитися порушення під час перевірки.

Окрема нумерація однозначно заборонена також Листом Мінфіну від 16.10.2012 N 03-07-11/427. Якщо потрібно виділити рахунки-фактури за авансом, можна скористатися літерним значенням. Літери повинні відповідати єдиній хронології, наприклад, це може бути значення «А», «АВ».

Існують також окремі норми заповнення коригувальних УФ. Вони обов'язково мають бути зазначені у хронологічному порядку.

Покарання за неправильну нумерацію

При присвоєнні номерів рахункам-фактурам часто виникають помилки. Найбільш поширені з них:

Пропуск номерів.
Ігнорування необхідності хронології.
Присвоєння одного і того ж номера тому самому документу.

Остання помилка зустрічається досить рідко, оскільки більшість бухгалтерів користуються спеціальними програмами. ПЗ попереджає роздвоєння.

Порушення порядку нумерації – найскладніший випадок. Для виправлення порушення доведеться витратити чимало часу та сил. Помилка в хронології одного номера призводить до того, що «повзуть» та інші цифри. Виходить, що в рахунках-фактурах, які вже передані покупцю, зазначені невірні номери.

Чи потрібно виправляти нумерацію? Цей захід має сенс, якщо помилку допущено в останньому номері документа, який поки не передано покупцеві. Якщо помилка стосується пізнього номера, виправляти її необов'язково. Жодних покарань продавець за це порушення не несе.

УВАГА!У статті 120 НК РФ зазначено, що відсутність рахунків-фактур за виконаними операціями тягне у себе штраф. Ці покарання не стосуються неправильних номерів. Однак правильна нумерація важлива у будь-якому випадку. На це звертається увага під час перевірок.

Як позначається неправильна нумерація на покупці?

У більшості випадків неправильна нумерація не впливає на покупця. Помилки не заважають:

ідентифікації сторін договору;
назвою ТРУ, їхньої вартості;
ставці та сукупності ПДВ.

Тобто покупець не отримає відмову у відрахування, про що йдеться у пункті 2 статті 169 НК РФ. Якщо контролер висуне свої претензії, їх можна оскаржити, про що свідчить судова практика. Виходячи з судових рішень, можна зробити висновок про те, що навіть повна відсутність нумерації не може бути підставою для відрахування ПДВ.

Рахунок-фактура на аванс у 1С 8.3 Бухгалтерія

Реєстрація рахунок-фактури на аванс необхідна тільки в тому випадку, якщо передоплата контрагентом надійшла на рахунок організації, що продається, а товари ще не підвантажені. Розберемо, як правильно оформити рахунок-фактуру на аванс у 1С 8.3 Бухгалтерія декількома способами.

Припустимо, що контрагент-покупець перерахував щодо організації певну суму рахунок майбутньої поставки товару. Необхідно відобразити надходження грошей у програмі. Зробимо це за допомогою документа «Надходження на розрахунковий рахунок». Для цього пройдемо до журналу « Банківські виписки», знаходиться він у розділі «Банк та каса», та оформимо надходження грошових коштіввід покупця

Вид операції - оплата від покупця;

Реєстр. Номер та дата – пропускаємо, оскільки створюються автоматично;

Платник - організація, від якої надійшов аванс;

Сума – вказуємо суму оплати, що надійшла;

Решту поля заповнювати не потрібно. Просто перевірити.

А тепер розглянемо варіант, якщо контрагенту відвантажили товар на більшу суму, ніж внесений авансовий платіж. Сформуються проводки з розбиттям на оплату відвантаження та заборгованість:

І тут потрібно буде виставляти рахунок-фактуру на аванс.

І ще один варіант розглянемо, коли надійшла оплата від клієнта, її провели в 1С через документ «Надходження на розрахунковий рахунок» і цього ж дня відбувається відвантаження. Здавалося б, що ніякого авансу бути не повинно, але якщо уважно подивитися, то надходження грошей оформлено раніше за часом, ніж створена реалізація. Перевіримо проводки і побачимо, що програма також розміщує цю суму на рахунок 62.02: Дт51 - Кт62.02 «Розрахунки з отриманих авансів». І щодо реалізації так само:

Дт90.02.1 - Кт41.01 - за відвантаженим товаром, ціна придбання товарів без ПДВ;

Дт62.02 - Кт62.01 - залік авансу покупця;

Дт62.01 - Кт90.01.1 - відображення заборгованості;

Дт90.03 - Кт68.02 - нарахований ПДВ.

Щоб такого не відбувалося, потрібно оформляти надходження на розрахунковий рахунок хоча б секундою пізніше за реалізацію.

Перейдемо до основного питання: як оформити рахунок-фактуру на аванс 1С 8.3. Є два способи: автоматичний та ручний. Ручний режим має на увазі створення документа «Рахунки-фактури на аванс» прямо з документа «Надходження на розрахунковий рахунок». Робиться це за допомогою клавіші «Створити на підставі», вибрати «Рахунок-фактура виданий». Відкриється сформований документ. Можна перевірити заповнення та провести.

Тепер розглянемо автоматичний. Знаходимо в меню вкладку "Банк і каса", розділ "Реєстрація рахунків-фактур", заходимо в журнал "Рахунки-фактури на аванс". Відкривається форма обробки, за допомогою якої можна провести цю дію. Тут проставляємо період, за який потрібно зареєструвати рахунки-фактури та натискаємо клавішу «Заповнити». Програма самостійно знаходить авансові надходження та заповнює ними табличну частину:

У нижній частині екрана знаходяться налаштування цієї обробки. Подивимося, що вони включають.

Налаштування «Нумерація рахунків-фактур» - дає можливість вибрати два варіанти:

Єдина нумерація всіх виданих рахунків-фактур;

Окрема нумерація рахунків-фактур на аванс із префіксом А.

Дт62.01 - Кт90.01.1 - відображення заборгованості;

Дт90.03 - Кт68.02 - нарахований ПДВ.

Найчастіше бухгалтери вибирають другий варіант, щоб розрізняти їх у списку.

Наступне налаштування «Рахунки-фактури на аванс» включає формування облікової політикиорганізації. Тут можна вибрати спосіб реєстрації рахунків-фактур:

Реєструвати рахунки-фактури завжди при отриманні авансу;

Не реєструвати рахунки-фактури на аванси, зараховані протягом 5 календарних днів;

Не реєструвати рахунки-фактури на аванси, зараховані до кінця місяця;

Не реєструвати рахунки-фактури на аванси, зараховані остаточно податкового періоду;

Не реєструвати рахунки-фактури на аванси (р.13 ст.167 НК РФ).

За промовчанням встановлено перший варіант. Це означає, що всі отримані аванси буде виписаний рахунок-фактура.

Після встановлення необхідних налаштувань натискаємо "Виконати". Відбудеться формування рахунків-фактур на аванс за відображеними надходженнями. Звідси можна перейти у сформований рахунок-фактуру та перевірити правильність заповнення. Також можна зайти до загального списку документів цього виду. Для цього потрібно натиснути посилання внизу екрана «Відкрити список рахунків-фактур на аванс». Створений рахунок-фактура відображатиметься з префіксом "А", номер "А1":

У загальному журналі «Рахунки-фактури видані» можна буде легко відрізнити їх від інших:

Якщо необхідно роздрукувати відразу кілька документів, із затиснутою клавішею «Ctrl» виділяєте потрібні документи та відправляєте на друк.

У багатьох бухгалтерська програма налаштована так, що для рахунків-фактур на аванс передбачено свою, відокремлену, нумерацію. Наприклад, від однієї дати виписані: рахунок-фактура N 145, рахунок-фактура N 146, а потім - авансовий рахунок-фактура N 38/А. Тобто, на думку компанії - розробника програми, у Постанові Уряду N 1137 немає вимоги про те, щоб авансові рахунки-фактури нумерувалися "у загальній черзі" разом із звичайними та коригуючими. Бухгалтери здивовані: чи правильно це?

Як треба нумерувати авансові рахунки-фактури

Нумерація рахунків-фактур та коригувальних рахунків-фактур має бути єдиною. Це прямо закріплено у Постанові N 1137. Те, що в бухгалтерському середовищі називається авансовим рахунком-фактурою, є не що інше, як звичайний рахунок-фактура, лише заповнений у зв'язку з надходженням передоплати від покупця. Постановою N 1137 передбачено певні особливості її заповнення. Проте нумерувати такі рахунки-фактури треба загалом – тут жодних особливостей немає. Виходить, що для рахунків-фактур, які виставляє продавець при отриманні передоплати, не можна вести окрему нумерацію. Примітка. Якщо вважати, що авансовий рахунок-фактура та рахунок-фактура на відвантаження - це різні документи, то вийде, що у нас взагалі немає ні затвердженої форми для авансового рахунку-фактури, ні правил його заповнення, ні правил його реєстрації будь-де . Що, погодьтеся, неправдоподібно. З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛОВ ВІХЛЯЄВА ОЛЕНА МИКОЛАЇВНА - Радник відділу непрямих податків Департаменту податкової та митно-тарифної політики Мінфіну Росії

"Постановою N 1137 закріплено хронологічний порядок присвоєння номерів рахункам-фактурам (у тому числі коригувальним рахункам-фактурам). На мою думку, він передбачає хронологію за датою їх складання та/або виставлення у порядку зростання номерів. Таким чином, і рахунки-фактури, виставлені продавцем покупцю при отриманні від нього передоплати (авансові рахунки-фактури), повинні нумеруватися у межах загальної нумерації. Постановою N 1137 їхня окрема нумерація не передбачена".

Якщо вам необхідно відокремити авансові рахунки-фактури від відвантажувальних та коригувальних, для зручності після номера можна проставляти літерні позначення, наприклад "А". Таким чином, номер рахунку-фактури буде складовим (з цифр та літери). Цифрова частина номера визначається рамках єдиної хронології, а буквена лише показує особливість операції. Буквену частину номера можна як додатковий реквізит рахунки-фактури. Проти таких реквізитів не заперечують ані ФНП, ані Мінфін. Наприклад, номер рахунки-фактури на відвантажені товари - 76, за ним виписаний рахунок-фактура на аванс із номером 77/А. Проти такої нумерації спеціалісти Мінфіну нічого не мають проти. З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛОВ ВІХЛЯЄВА ОЛЕНА МИКОЛАЇВНА, Мінфін Росії

"На мою думку, порядкові номери, що присвоюються рахункам-фактурам та коригувальних рахунках-фактурам у хронологічному порядку, можуть бути складені з цифр та літер. Головне, щоб числова частина номера присвоювалася послідовно – у рамках хронологічного порядку".

Що буде за неправильну нумерацію рахунків-фактур

Ціль єдиної нумерації, закладеної в Постанові N 1137, досить очевидна. Це боротьба з тими, хто любить заднім числом виписувати первинні документи. Наведення порядку в номерах рахунків-фактур має полегшити перевірку інспекторам. Щоправда, жодних штрафів за неправильну нумерацію рахунків-фактур для продавця немає. Це підтвердили спеціалісти Мінфіну. З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛОВ ВІХЛЯЄВА ОЛЕНА МИКОЛАЇВНА, Мінфін Росії

"За привласнення рахунків-фактур та коригувальних рахунків-фактур порядкових номерів не в хронологічному порядку нормами чинного законодавства про податок на додану вартість відповідальності не передбачено".

У покупця теж має бути жодних проблем, навіть якщо виявиться, що отриманий ним рахунок-фактура пронумерований постачальником неправильно. Податківці не мають права відмовити через це у вирахуванні. *** Якщо ви хочете, щоб ваші рахунки-фактури були виписані у повній відповідності до Постанови N 1137, доведеться:

звернутися до компанії – розробника програми для зміни налаштувань. Мінус цього полягає в тому, що з вас можуть попросити за таку ексклюзивну послугу додаткові гроші;
виправляти вручну номери рахунків-фактур.

Вперше опубліковано у журналі "Головна книга" 2012, N 10 Єліна Л.А.

У роз'ясненнях Мінфіну можна знайти іншу позицію. При отриманні оплати та реалізації товару в одному кварталі можна авансовий рахунок-фактуру не виписувати. Головне, щоб між цими двома подіями минуло не більше як п'ять днів. Таку точку зору доведено, наприклад, листами відомства від 12.10.2011 № 03-07-14/99 та від 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Проте роз'яснення Мінфіну мають рекомендаційний характер, тому ризики донарахування ПДВ у разі, якщо податківці виявлять подібний факт, є суттєвими.

Порада. Якщо компанія не готова позиватися до податкових органів, завжди виписуйте рахунки-фактури на передоплату.

Помилка № 2. Авансовий рахунок-фактура має містити у номері префікс А

Одні бухгалтери стверджують, що нумерація за авансовими рахунками-фактурами має бути окремою, у жодному разі не можна вести наскрізну нумерацію з рахунками-фактурами на відвантаження. Інші фахівці намагаються змусити продавців переробляти документ, якщо у його номері немає префіксу «А».

Правила та порядок заповнення документів, що відображають ПДВ, закріплені в постанові Уряду РФ від 26.12.11 №1137. Жодних префіксів для авансових рахунків-фактур там не передбачено.

Крім того, Мінфін Росії вважає, що окрема нумерація рахунків-фактур з авансів не передбачається (лист відомства від 16.10.2012 № 03-07-11/427). Міністерство посилається на підпункт "а" пункту 1 "Правил заповнення коригувального рахунку-фактури" Постанови № 1137. А там сказано, що всі рахунки-фактури нумеруються у загальному хронологічному порядку.

Припустимо, 01.09.2016 виписали три рахунки-фактури на відвантаження з порядковими номерами 124, 125, 126. Наступного дня бухгалтеру потрібно виписати рахунок-фактуру на аванс, який було зараховано на розрахунковий рахунок від покупця. Значить, номер авансового рахунку-фактури буде наступний по порядку - 127.

У той же час ФНП не зможе відмовити у відрахуванні покупцю через похибку в номері, адже номер не заважає ідентифікувати продавця та покупця.

Порада. Не йдіть на поводу у клієнтів, оформлюйте та нумеруйте документи відповідно до законодавства та підзаконних актів.

Помилка № 3. У найменуванні необхідно обов'язково написати, що це передоплата

Покупці уважно ставляться до рахунків-фактур, що входять, адже від цього залежить можливість прийняття ПДВ до відрахування. Найчастіше клієнти наполягають, щоб продавець у графі «Найменування товару» вказав, що це передоплата.

Насправді законодавство не містить такої вимоги, адже відрізнити рахунок на аванс від звичайного дуже просто: досить подивитися на ставку, зазначену в ньому. Розрахункова ставка 18/118 або 10/110 - вірна ознака рахунку-фактури на попередню оплату. А документ на відвантаження містить ставку податку, що дорівнює 18% або 10%.

Якщо звернутися до нормативних документів (пп. «а» п. 2 додатка 1к Постанови № 1137 ; п. 5.1 ст. 169 НК РФ), можна побачити, що у цій графі треба зазначати лише найменування товарів (опис послуг, робіт). Отже, продавець не має обов'язку робити відмітку про аванс у рахунку-фактурі. Навіть якщо про аванс написати, це не буде помилкою — за умови, що вказано найменування товару.

Вірні варіанти заповнення графи найменування виглядають так:

Порада. Обов'язково вкажіть у рахунку-фактурі на аванс найменування товару, хоч би його категорію. Наприклад, припустимо вказати узагальнену назву - "взуття" замість конкретного найменування "чоботи".

Помилка № 4. Можна не вказувати номери платіжних доручень

Номери всіх платіжок, якими надійшов аванс від покупця, вказувати обов'язково. Також слід вказати дати документів на оплату. Якщо аванс внесено готівкою, потрібно вказати номер та дату касового ордера. Про це прямо говорить Податковий кодекс (підп. 3 п. 5.1 ст. 169 ПК РФ).

На практиці, якщо номер платіжного доручення складається більш ніж із трьох цифр, у рахунку-фактурі пишуть лише три останні цифри.

Порада. Не забувайте вказувати реквізити платіжних доручень, інакше покупцю можуть відмовити у відрахуванні. На кожен документ оплати виписуйте окремий авансовий рахунок-фактуру.

Помилка № 5. Не можна вносити у рахунок-фактуру на передоплату додаткові реквізити

Продавець має право внести до авансового рахунку-фактури додаткові реквізити для спрощення своєї роботи. Наприклад, можна зробити позначку "аванс" за допомогою спеціального штампу.

Порада. Ви можете вносити в рахунки-фактуру додаткові дані, а ось видаляти наявні графи та рядки не можна.

Експерт сервісу Контур. Норматив компанії СКБ Контур

Олена Рогачова

У багатьох бухгалтерська програма налаштована так, що для рахунків-фактур на аванс передбачено свою, відокремлену, нумерацію.

Наприклад, від однієї дати виписані: рахунок-фактура N 145, рахунок-фактура N 146, а потім - авансовий рахунок-фактура N 38/А. Тобто, на думку компанії - розробника програми, у Постанові Уряду N 1137 немає вимоги про те, щоб авансові рахунки-фактури нумерувалися "у спільній черзі" разом із звичайними та коригуючими<1>. Бухгалтери здивовані: чи правильно це?

Як треба нумерувати авансові рахунки-фактури

Нумерація рахунків-фактур та коригувальних рахунків-фактур має бути єдиною. Це прямо закріплено у Постанові N 1137<2> .

Те, що в бухгалтерському середовищі називається авансовим рахунком-фактурою, є не що інше, як простий рахунок-фактура, лише заповнений у зв'язку з надходженням передоплати від покупця. Постановою N 1137 передбачено певні особливості її заповнення<3>. Проте нумерувати такі рахунки-фактури треба загалом – тут жодних особливостей немає. Виходить, що для рахунків-фактур, які виставляє продавець при отриманні передоплати, не можна вести окрему нумерацію.

Примітка. Якщо вважати, що авансовий рахунок-фактура та рахунок-фактура на відвантаження - це різні документи, то вийде, що у нас взагалі немає ні затвердженої форми для авансового рахунку-фактури, ні правил його заповнення, ні правил його реєстрації будь-де . Що, погодьтеся, неправдоподібно.

ВИХЛЯЄВА ОЛЕНА МИКОЛАЇВНА - Радник відділу непрямих податків Департаменту податкової та митно-тарифної політики Мінфіну Росії

"Постановою N 1137 закріплено хронологічний порядок присвоєння номерів рахункам-фактурам (у тому числі коригувальним рахункам-фактурам)<2>. На мою думку, він передбачає хронологію за датою їх складання та/або виставлення у порядку зростання номерів. Таким чином, і рахунки-фактури, що виставляються продавцем покупцеві при отриманні від нього передоплати (авансові рахунки-фактури), повинні нумеруватись у рамках загальної нумерації. Постановою N 1137 їхня окрема нумерація не передбачена".

У випадку, якщо вам необхідно відокремити авансові рахунки-фактури від відвантажувальних та коригувальних, для зручності після номера можна проставляти літерні позначення, наприклад, "А". Таким чином, номер рахунку-фактури буде складовим (з цифр та літери). Цифрова частина номера визначається рамках єдиної хронології, а буквена лише показує особливість операції. Буквену частину номера можна як додатковий реквізит рахунки-фактури. Проти таких реквізитів не заперечують ані ФНП, ані Мінфін.<4> .

Наприклад, номер рахунки-фактури на відвантажені товари - 76, за ним виписаний рахунок-фактура на аванс із номером 77/А. Проти такої нумерації спеціалісти Мінфіну нічого не мають проти.

Що буде за неправильну нумерацію рахунків-фактур

Щоправда, жодних штрафів за неправильну нумерацію рахунків-фактур для продавця немає. Це підтвердили спеціалісти Мінфіну.

ВІХЛЯЄВА ОЛЕНА МИКОЛАЇВНА, Мінфін Росії

Якщо ви хочете, щоб ваші рахунки-фактури були виписані у повній відповідності до Постанови N 1137, доведеться:

<или>звернутися до компанії – розробника програми для зміни налаштувань. Мінус цього полягає в тому, що з вас можуть попросити за таку ексклюзивну послугу додаткові гроші;

<или>виправляти вручну номери рахунків-фактур.

_________________________

Постанова Уряду від 26.12.2011 N 1137 (далі - Постанова N 1137)
підп. "а" п. 1 розд. ІІ додатка N 2 до Постанови N 1137
Правила заповнення рахунку-фактури, утв. Постановою N 1137
Листи Мінфіну від 09.02.2012 N 03-07-15/17; ФНП від 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193
п. 2 ст. 169 НК РФ

Завдяки Закону від 26 листопада 2008 р. N 224-ФЗ з 1 січня 2009 р. платники ПДВ отримали право на відрахування "вхідного" податку не лише з відвантаження, а й за внесення передоплати в рахунок такої. Одночасно з метою забезпечення такої можливості було запроваджено обов'язок продавця пізніше п'яти календарних днів із моменту отримання авансу виставити покупцю рахунок-фактуру на отриману передоплату (п. 3 ст. 168 ПК). Втім, по суті, оформляти та реєструвати даний документу книзі продажів платник податків мав і раніше. Така обов'язок випливала з п. 18 Правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і продажів, затверджених Постановою Уряду РФ від 2 грудня 2000 р. N 914. Просто покупцю у разі рахунок-фактура не виставлявся.
Звісно, ні податкових, ні адміністративних санкцій за порушення вимог про, зокрема щодо "авансового" документа, законодавство не містить. Більше того, по суті, у покупця немає жодних інструментів, які б дозволили йому впливати на продавця в цьому сенсі (Постанова ФАС Волго-Вятського округу від 24 вересня 2008 р. у справі N А11-11888/2007-К1-9/605- 40). Проте цілком очевидно, що недбале ставлення постачальника до цього питання навряд чи допоможе утримати знайдених замовників. Ніхто з них не захоче втрачати право на відрахування з ПДВ, хіба що у тому випадку, якщо правом на відрахування податку, перерахованого у складі передоплати, покупець не користується, а рахунки-фактури на відвантаження продавець виставляє справно. Але чи варто обмежувати коло клієнтів, якщо необхідно лише своєчасне та правильне оформлення рахунків-фактур, у тому числі і за передоплатою?

Форма та реквізити

Обов'язкові для оформлення рахунків-фактур реквізитивстановлені ст. 169 таки Податкового кодексу. Причому для "авансових" документів та рахунків-фактур на відвантаження передбачені різні їх переліки. Відповідно до п. 5.1 ст. 169 Податкового кодексу рахунок-фактура "по передоплаті" обов'язково повинен містити такі реквізити:
- порядковий номер та дату складання рахунку-фактури;
- найменування, адресу та ідентифікаційні номери платника податків та покупця;
- Номер платіжно-розрахункового документа;
- найменування товарів (опис робіт, послуг), майнових прав;
- найменування валюти;
- сума оплати, часткової оплати рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав;
- податкова ставка;
- сума податку, що пред'являється покупцю товарів (робіт, послуг), майнових прав, що визначається виходячи з застосовуваних податкових ставок.
Форму рахунки-фактури в аналізованої ситуації слід використовувати стандартну, тобто затверджену Постановою Уряду РФ від 2 грудня 2000 N 914 (Лист Мінфіну Росії від 6 березня 2009 N 03-07-15/39). Звичайно, Кабінетом міністрів повинен бути розроблений спеціальний "авансовий" бланк, так само як і в принципі нова форма рахунка-фактури, що передбачає, зокрема, місце для відображення найменування валюти (п. 8 ст. 169 ПК, Лист Мінфіну Росії від 12 жовтня 2010 N 03-07-09/46). Проте досі, як то кажуть, віз і досі там. Втім, застосовувати на практиці "авансове" відрахування ПДВ цей факт покупцеві не заважає.
Розглянемо порядок відображення обов'язкових реквізитів у рядках рахунка-фактури.

"Авансові" особливості

Насамперед зазначимо ті рядки, які заповнюються у звичному порядку, тобто аналогічно до правил, передбачених для оформлення подібних документів на відвантаження. До таких відносяться рядки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б. Іншими словами, інформація про продавця та покупця, їх адресу місцезнаходження, а також ІПН та КПП відображається в загальному порядку.
Не викличе багато питань та порядок заповнення граф 7 "Податкова ставка", 8 "Сума податку", 9 "Вартість товарів (робіт, послуг), майнових прав - всього з урахуванням податку. У даному випадку просто необхідно пам'ятати, що ПДВ з передоплати обчислюється розрахунковим шляхом (пп. 7 п. 5.1 ст. 169 ПК), відповідно, і ставка зазначається розрахункова (18/118, 10/110). ст.169 ПК).
Складність може становити лише ситуація, коли аванс перерахований під різні товари, що оподатковуються ПДВ за різними ставками, і не можна визначити, яка частина передоплати якого виду продукції належить. Як пояснюють фахівці Мінфіну, у цьому випадку до всієї суми авансу слід застосовувати ставку 18/118.
Не складе проблеми заповнення граф 2 – 6 та 10 – 11 рахунки-фактури. Справа в тому, що при оформленні такого на передоплату в цих графах просто ставляться прочерки. Аналогічним чином прокреслюються і рядки 3, 4. Адже оскільки відвантаження ще не було, то немає даних і про відправника вантажу з вантажоодержувачем.
Зверніть увагу! не виставляються, якщо передоплата надійшла під товари, які через ті чи інші причини не обкладаються ПДВ або до яких застосовується "нульова" ставка податку.
Щодо рядка 1, то в даному випадку просто слід продумати порядок нумерації рахунків-фактур з урахуванням вимоги щодо її хронологічного характеру. Наприклад, для зручності можна використовувати літерний код та до номерів усіх авансових рахунків-фактур додати літеру "А". Дата документу має "попадати" у п'ять календарних днів з моменту отримання продавцем передоплати. У зв'язку з цим не варто намагатися вмістити в рахунок-фактуру одразу кілька "авансів", якщо товар було оплачено на кілька заходів. Адже швидше за все за якимсь із них термін на виставлення рахунку-фактури все ж таки буде порушено.
Особливу увагу варто приділити такому реквізиту, як номер платіжно-розрахункового документа. Очевидно, що якщо він не буде заповнений, то про відрахування покупцю можна і не мріяти, оскільки рахунок-фактура виставляється саме через надходження авансу. При цьому помилок у вказівці реквізитів платіжки, звичайно, краще уникнути. Водночас є дуже цікаве судове рішення, коли помилка у вказівці номера "платежки" не була визнана помилкою, яка автоматично позбавляє права на відрахування. Так, суддям ФАС Північно-Кавказького округу довелося розглянути справу N А53-13963/2009, у якій підставою для відмови у відрахуванні ПДВ стало розбіжність номера платіжного доручення N 1245, названого постачальником товариства у рахунку-фактурі у графі "До платіжно-розрахункового документа" , з реальним номером N 245. При цьому у Постанові від 21 грудня 2009 р. у цій справі судді дійшли висновку, що цей "огріх" є цілком простимальним. Навіть при здійсненні платежу через розрахункову мережу Банку Росії, вказали вони, номери "платіжок" однаково ідентифікуються за трьома останніми розрядами (Вказівка Центрального банку від 24 квітня 2003 р. N 1274-У).
До речі, номер "платіжки" з "авансового" рахунку-фактури доведеться вказати і у підсумковому "відвантажувальному" документі. Про це свідчить Лист Мінфіну від 28 березня 2007 р. N 03-02-07/1-140.
А ось на порядку заповнення графи 1 рахунка-фактури варто зупинитись докладніше.

Найменування товарів

Навіть незважаючи на те, що в даному випадку йдеться про "офактурювання" авансу, зазначення в графі 1 рахунки-фактури фраз на кшталт "Предоплата", "Попередній платіж" може призвести до дуже жалюгідних наслідків (Лист Мінфіну Росії від 25 лютого 2009 р. N 03-07-14/26). Як уже зазначалося, обов'язковим реквізитом "авансового" рахунку-фактури є саме " Найменування товарів (робіт, послуг))". Зі змісту абз. 2 п. 2 ст. 169 Податкового кодексу випливає, що помилки в рахунку-фактурі, які перешкоджають ідентифікації даного показника, не відносяться до "простим". Простіше кажучи, вони цілком можуть бути підставою для відмови у відрахуванні ПДВ.
Зверніть увагу! На думку Мінфіну Росії, у разі, якщо відвантаження проводиться у межах п'ятиденного терміну з отримання передоплати, то " авансовому " рахунку-фактурі немає необхідності (Лист відомства від 6 березня 2009 р. N 03-07-15/39). Проте представники ФНП вважають, що ця обставина не звільняє продавця від необхідності виставити рахунок-фактуру на передоплату (Лист ФНП Росії від 10 березня 2011 р. N КЕ-4-3/3790).
Зокрема, та податківці вказують, що при заповненні графи 1 "авансового" рахунка-фактури необхідно керуватися найменуванням товарів (описом робіт, послуг), майнових прав, зазначених у договорах, укладених між продавцем та покупцем (Лист УФНС Росії по м. Москві від 7 травня 2009 р. N 16-15/045429). Тієї ж точки зору дотримується і Мінфін Росії (Лист відомства від 6 березня 2009 р. N 03-07-15/39).
Більше того, не влаштовує чиновників і формулювання "Виконені роботи за договором (актом)" , УФНС Росії у м. Москві від 15 серпня 2008 р. N 19-11/76813). Необхідно, зазначають вони, саме докладний описробіт чи послуг. Зазначені роз'яснення, звичайно, наводилися представниками фінансового відомства та податкової служби щодо "відвантажувальних" рахунків-фактур, проте з огляду на те, що в цьому випадку до "авансового" документа пред'являються аналогічні вимоги, скидати їх з рахунків не варто.
Єдине "поблажка", на яке згодні фінансисти, - у разі отримання передоплати за договорами постачання товарів, що передбачають їх відвантаження відповідно до заявки (специфікації), що оформляється після оплати, можлива вказівка лише узагальненого найменування товарів, що поставляються ("Нафтопродукти", "Кондитерські вироби" ", "Хлібобулочні вироби", "Канцелярські товари" тощо). Справа в тому, що саме так, як правило, вони вказуються і в договорі. . Причому, судячи з Листа фінансового відомства від 26 липня 2011 р. N 03-07-09/22, це єдиний виняток. В інших випадках подібне заповнення графи 1 рахунку-фактури, навіть якщо в ній зазначено посилання на документ, що містить повний переліктоварів, неправомірно.