Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

• соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, характерных для официально-делового стиля, обеспечивающих точность и ясность изложения;
• однозначность используемых слов и терминов;
• нейтральный тон изложения и др.

Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами и тем самым снижает их эффективность.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы. Например: представить - предъявить, показать, представить отчет, справку, но предоставить - дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо, предоставить отпуск, квартиру; проводить - осуществлять что-либо, проводить совещание, но производить- вырабатывать, изготавливать, производить товары.

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска - высокое), соорудить (создать нечто технически сложное), воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Например, словосочетания построить склад , соорудить мост, воздвигнуть арку составлены правильно, в то время как сочетания возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Следует обращать особое внимание на употребление слов с эмоционально-оценочной окраской. Например, в предложении «Суд принял решение о дележе имущества» допущена стилистическая ошибка. Слово дележ относится к разговорному стилю речи, означает неодобрительную оценку и поэтому неуместно в официально-деловом тексте. Следовало написать: «Суд принял решение о разделе имущества».

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Например: пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др. Область применения профессионализмов - как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в документной коммуникации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует дать пояснение либо заменить термин общеупотребительным словом. Например: факторинг - продажа права на взыскание долгов; невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже известных, давно существующих в языке для обозначения одних и тех же понятий, например: паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем", не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а если есть указание меры - цифрой (пять рейсов, 9 кг). Количественные числительные от одного до девяти записываются словами, а от десяти и выше - цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения («Комиссия забраковала пять объектов»; «С конвейера сошло 100 комбайнов», но «Сто наименований компакт-дисков»). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний («до 16-го разряда»). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам, перечисленным ниже.

• 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом - сокращенно.
• 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
• 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
• 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных.

Например: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «вы предлагаете», а «вами предложено». Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности более предпочтительной является форма действительного залога. Например: «Завод „Металлист" срывает поставку сырья». «Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности».

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов:

• 1) глагольные сочетания: приказ - издается; контроль - возлагается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; счет - выставляется (оплачивается); оплата - производится (гарантируется);
• 2) именные сочетания: доводы - веские; цены - низкие, высокие; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как лексические и стилистические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться такие словосочетания, как дешевые цены , командированные расходы , осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы в текстах документов сочетания дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота необходимо учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.

Следует обращать внимание на употребление прилагательных в формах сравнительной и превосходной степеней. Предпочтительными являются сложные формы сравнительной степени: более важный, более сложный (а не важнее, сложнее). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой паи-: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря, из-за и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом - характерны для деловой речи. Например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для. Так, грамматическая ошибка допущена в предложении: «На заводе немало сделано по улучшению качества продукции». Следовало написать: «На заводе немало сделано для улучшения качества продукции».

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого- либо. Например, неправильно построено предложение: «Указание не выполнено по нераспорядительности администрации». Следовало написать: «Указание не выполнено из-за нераспорядительности администрации». Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: «Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне». Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, с родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие", с дательным - благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.

Типичным для официально-деловой письменной речи является употребление деепричастных оборотов, служащих средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает...» Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: учитывая...; считая...; принимая во внимание и т.д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка в употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: «Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильнее сказать: «Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха».

Одно из проявлений унификации деловой речи - широкое употребление языковых моделей - устойчивых (шаблонных, стандартных) оборотов, используемых в неизменном виде: «Сообщаем, что...», «Считаем целесообразным», «Просим вас рассмотреть вопрос о...» Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Итак, выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется следующим:

• степенью употребительности;
• практикой употребления;
• правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
• степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

Какие особенности языка и стиля служебных документов нужно учитывать при составлении официальных бумаг? Как написать грамотный текст в соответствии с общепринятыми языковыми нормами? Что нужно знать секретарю о деловом стиле речи?

Из статьи вы узнаете:

В разговорной речи большинство из нас допускает использование нечетких формулировок или фраз, имеющих двоякое толкование. Мы часто излишне многословны или, наоборот, чересчур сдержаны в своих высказываниях. В повседневном языке такое поведение вполне приемлемо. Если дело касается письменного документа, особенно официального, приходится придерживаться строгих правил. Каждая деловая бумага имеет определенное юридическое значение. Именно поэтому так важно, чтобы содержащиеся в ней формулировки были однозначными, точными и безупречными. Для этих целей и используется официально деловой стиль служебных документов, позволяющий максимально точно и лаконично обмениваться информацией.

Чем стиль служебных документов отличается от других?

За долгие годы эволюции в русском языке появилось несколько основных функциональных стилей. Каждый из них представляет собой систему определенных речевых средств и используется в различных сферах . Все они имеют ряд специфических лексических, синтаксических и морфологических особенностей.

В современной науке принято выделять пять основных языковых жанров:

			Сфера использования
	Разговорный	Общение, обмен информацией по бытовым вопросам	Неформальная обстановка
	Художественный	Воздействие на воображение читателя, передача эмоций автора, эстетическая	Художественная литература
	Публицистический	Донесение информации до широкой аудитории, формирование общественного мнения	Средства массовой информации
		Передача информации и подтверждение ее истинности	Научная среда
	Официально-деловой	Информирование, оформление документации	Официальная обстановка, бизнес-среда

Все перечисленные функциональные разновидности отличаются друг от друга формой реализации, стилевыми чертами, используемой лексикой.

Если говорить о языке и стиле служебных документов, его довольно легко отличить от других. Он наиболее часто применяется в , законодательстве, административно-правовой деятельности. Чаще всего он реализуется в письменном виде в форме рассуждения, монолога. Его основной функцией считается передача информации. В деловом языке нет места эмоциональности, он довольно стандартизирован и использует различные речевые клише, «канцеляризмы». Ошибочно полагать, что высокий уровень стандартизации делового языка позволяет использовать лишь типовые конструкции. Этот жанр довольно гибок, и овладеть им на высоком уровне - целое искусство.

Общие правила оформления служебных документов

Порядок оформления служебной документации определен на законодательном уровне. Различными ГОСТами, нормативными актами строго регламентируются состав и расположение реквизитов, а в некоторых случаях и содержание отдельных частей текста. С другой стороны, закон не обязывает использовать официально-деловой стиль при оформлении служебных документов.

Однако для того, чтобы официальная бумага соответствовала всем существующим нормам и имела юридическую силу, применение данной разновидности языка становится необходимостью.

Чтобы придать документации официальный характер, необходимо следовать следующим требованиям к изложению информации:

• соблюдать общепринятые нормы литературного языка и официально-делового стиля;
• использовать преимущественно употребляемые слова (типичные обороты);
• применять профессиональную терминологию, обусловленную тематикой;
• для выражения стандартных аспектов содержания использовать отыменные предлоги, например: «в целях оказания помощи», «в порядке проведения собрания»;
• ограничивать использование предложений с перечислениями, причастными и деепричастными оборотами, а также других сложных синтаксических построений.

Зачем нужна унификация языка служебных документов?

Одной из ярких особенностей языка служебных документов считается его унификация. Этот процесс продолжается непрерывно и затрагивает, прежде всего, язык типовой документации. Стандартизация позволяет достичь краткости изложения текста и облегчает не только его составление, но и восприятие. Как следствие, сокращается время его оформления и обработки. Вышеперечисленные процессы во многом схожи с поиском информации. Они так же эффективно оптимизируются использованием ключевых слов и типизированных оборотов литературного языка. Для служебных документов примером унификации можно считать всевозможные приказы, штатные расписания, регистрационные журналы, бухгалтерскую документацию. Т.е. те, для которых закон предусматривает наличие унифицированных форм.

Еще одной причиной унификации делового языка можно считать тенденцию . Использование стандартных словесных формул и синтаксических моделей позволяет облегчить процесс составления типовых текстов. Стандартное построение такого текста служит для него своеобразной рамкой. Задача автора сводится лишь к его конкретизации в том масштабе самостоятельности, который определен типом текста-образца.

Официально-деловой стиль служебных документов: характерные особенности

Основная функция языка служебных документов - сделать возможным объективное, краткое и ясное освещение тех или иных событий. Обмен информацией в бизнес-среде имеет ряд специфических особенностей. Участниками данного процесса являются юридические лица: компании, должностные лица и персонал организаций. Характер информационных взаимоотношений определяется содержанием ее основной деятельности, компетенцией, местом в иерархии и многими другими факторами.

Для передачи информации такого рода целесообразно использовать речевые средства официально-делового языка.

К характерным признакам языка, используемого для общения и документирования в деловой среде можно отнести:

Точность и ясность	Слова и термины используются в традиционных значениях, не допускающих двоякого толкования.
	Изложение ведется максимально кратко, без описания второстепенных деталей и повторов.
Убедительность	Информация должна быть достоверной. В изложении легко прослеживается логика, используются веские аргументы, подкрепленные отсылками к нормативным актам. Формулировки должны быть безупречны в юридическом отношении.
Нейтральность тона	Текст излагают от 3-го лица. Не допустима эмоциональная окраска событий и фактов.
Употребление устойчивых словосочетаний	Большинство слов используются только с ограниченной группой слов. Примеры языковых клише в служебных документах: в связи с распоряжением..., в целях обеспечения…, считаем необходимым..., принимая во внимание… и т.д.
Использование общепринятых сокращений	Сокращения должны быть понятны адресату. Использованные сокращения должны быть одинаковыми по всему тексту.

Выбор лексики при составлении служебных документов

При составлении официальных бумаг особое внимание уделяется тщательному подбору лексики и терминологии. Особенностями лексики делового языка считаются: наличие фразеологизмов, аббревиатур, канцеляризмов и архаизмов. Используемая профессиональная терминология должна быть общепринятой и понятной обеим сторонам информационного обмена. Все слова необходимо употреблять в традиционном лексическом значении. Это важно для того чтобы не допустить различных толкований одной и той же формулировки. Такая возможность может негативно сказаться на юридической силе служебного документа.

Морфологические и синтаксические особенности делового стиля

При составлении и оформлении служебных бумаг важно учитывать морфологические и синтаксические особенности официально-делового стиля.

Характерные морфологические черты официального языка:

1. частое употребление инфинитивов (глаголов в неопределенной форме);
2. использование модальных слов («по-мнению...», «безусловно...», «во-первых...»);
3. преобладание относительных прилагательных;
4. наличие большого числа производных предлогов и отглагольных существительных;
5. использование сложных слов, образованных от нескольких основ.

Что касается синтаксических особенности языка и стиля служебных документов, к ним относят:

• использование существительных в родительном падеже по нарастающей конструкции: «руководителя подразделения предприятия»;
• преобладание сложносочиненных предложений.

При составлении официальной документации необходимо учесть, что она является частью имиджа организации. Как безграмотная речь собеседника отвращает нас от общения с ним, так и неверно составленные бумаги могут заставить усомниться в компетентности компании. Именно поэтому любой должен искусно владеть языком служебных документов и иметь представление о его особенностях.

Вариант №39

Вопросы контрольного задания по дисциплине «Документационноеобеспечение управления».

1. Особенностиязыка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от другихразновидностей языка и стилей речи? Охарактеризуйте основные экстралингвистическиеи лингвистические особенности документа).

2. Языковыйстандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебногодокумента. Приведите примеры языковых клише (штампов), активно используемых вдокументах. В чем проявляются стандартизация фразы и текста в документе?Приведите примеры.

План:

Часть 1.Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль отдругих разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические илингвистические особенности документа)

1.1.Особенности языка документов

1.2.Экстралингвистические особенности документа

1.3. Лингвистическиеособенности документа

Часть 2.Языковый стандарт

2.1.Стандартизация лексики.

2.2. Стандартизациясловосочетаний

2.3.Стандартизация в построении предложений.

2.4.Стандартизация текста

Приложение №1

Списокиспользуемой литературы

Часть 1. Особенности языка документов. (Чемотличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилейречи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

1.1. Особенности языка документов.

Современный русский литературный язык,сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множестворе­чевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом иполом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образованияи местом проживания, професси­ей и видом деятельности. В ряду этих факторовведущее место зани­мает сфера общения, в которой оказывается человек, - чтоуместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меня­ется взависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим.Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то,что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколькоразновидностей, каж­дая из которых предназначена для общения в определеннойсфере деятельности человека.

В настоящее время принято разграничиватьследующие разно­видности языка: язык художественной литературы, устная разговор­наяречь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический,научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языкахарактеризует­ся особой функциональной направленностью речи. Например, в языкелитературы это прежде всего создание художественных образов; ве­дущей функциейустной речи является непосредственное речевое об­щение; основная функцияпублицистики - политическое, идеологи­ческое воздействие на слушателя ичитателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловойстиль речи суще­ствует для передачи информации на основе правовых норм в сфереорганизации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи - эторазновидность со­временного русского литературного языка, которая реализуется всфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической иадминистративной общественной деятельности. Язык документов являетсяобязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловомуобщению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля,сформировав­шиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требова­ния ксодержанию служебного документа и его речевому оформле­нию. И прежде всего языкслужебного документа должен соответ­ствовать общим нормам современного русскоголитературного язы­ка. Например, недопустимо использование просторечных, диалект­ныхи жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотамиз криминального жаргона. В качестве приме­ра можно привести следующие частоупотребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие»,«надо делиться» вмес­то «распределять», «разборка» вместо «сведениесчетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита»,«кру­той» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет исвои специ­фические черты, влияющие на характер передаваемой информации, еесодержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенныхособенностей служебного документа, которые не­обходимо учитывать составителю.Эти особенности носят экстралин­гвистический (внелингвистический) илингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистическиеи лингви­стические особенности служебного документа.

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основнымтребованием к содержанию до­кумента является его максимальная точность ипонятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность пониманиясодер­жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и авторомдокумента, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапахуправленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются спомощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающийсущественное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратитьвнимание.

Создавая документ как источник письменнойинформации, го­сударственному служащему необходимо помнить о разнице междуустной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всегосразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает ихсмысл. Если ваш собеседник не пол­ностью понимает ваше сообщение, вы можете походу общения из­менить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жеста­ми,использовать смысловые паузы, правильно расставить логиче­ские акценты, выделивкакое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрироватьграфически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно,передаете ин­формацию с помощью документа, то при этом нет немедленной об­ратнойсвязи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать,расшифровывать, интерпретировать вашу инфор­мацию, и он будет ее воспринимать вмеру своих возможностей, сво­его понимания. Поэтому следует всегда иметь ввиду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор долженпродумы­вать каждое слово, не допуская возможности истолковать написан­ноеиначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие ипонимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято считать, чтоопределяющим фак­тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв­ляетсястатус автора. Вне зависимости от того, кто является непос­редственным(техническим) составителем документа или его офи­циальным автором,подписывающим документ, адресантом (отпра­вителем) становится«коллективный субъект», который направля­ет свое официальное посланиетакже «коллективному адресату» (получателю). Например , коллективныйотправитель - Государ­ственная Дума или какое-либо министерствонаправляет свои реше­ния, постановления, инструкции и другие документы такжеколлек­тивному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии,федеральные службы и другие государственные учрежде­ния и организации.

Однако не случайно государственный стандарттребует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документадолжен нести личную ответственность за представленную в нем информа­цию.

Большинство официальных документов визируется иподписы­вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так­жеподчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич­нуюответственность за содержание документа каждого из подписав­ших его.

В целом в официальном документе выражаютсяинтересы обще­ственные, коллегиальные, коллективные. Автором документа явля­ется,как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллектив­ное (организация,предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действияотождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация,руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например : Администрация ходатайствует… Коллегиярешила… Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателемдокумента по­чти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важнойхарактеристикой документного об­щения, как отмечают специалисты, являетсяточная адресность до­кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, аконкрет­ной организации или конкретному кругу организаций, конкретнымдолжностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общаяособенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическоепроизведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ женаправляетсяпо точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, вопределенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существеннымфактором доку­ментного общения, влияющим на характер управленческой информа­ции,является повторяемость и тематическая ограниченность управ­ленческих ситуаций,которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и техже языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60видов управленчес­ких документов, которые соответствуют основным деловымситуаци­ям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды,позволяющие разре­шать более частные ситуации административно-управленческой де­ятельности.Например, у письма как вида организационно-распоря­дительного документаизвестно до 20 подвидов различных по тема­тике и предназначенных дляиспользования в различных управлен­ческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективностьуправленче­ской деятельности в системе государственной власти только тогдавысока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальнаяинформация. Поэтому документ должен заключать в сво­ем содержании самую новую,важную и актуальную для организа­ции информацию. При его подготовке должныиспользоваться пос­ледние достижения науки и техники, соответствующие мировымстан­дартам и требованиям. Составитель документа должен отразить све­дения,имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовыеакты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условийорганизацией или уч­реждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает,что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, даватьнепредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновениев подготовительные материалы и затем в сам документ ложной инфор­мации влечетза собой принятие руководителем или организацией неправильных, поройкатастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотябы раз допу­стит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь мате­риал,подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутацияучреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность иубедительность ин­формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или несовершению определенных действий. Результативность докумен­та зависит от того,насколько он обоснован. Не обязательно исполь­зовать большое количествоаргументов, важно, чтобы они были убе­дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает,что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованногорешения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашиватьдополнительные сведения, что приведет к потере вре­мени и отразится насвоевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данноетребование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан­ныеэкстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текстадокумента предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов иповторов. Но в угоду краткости не­допустимо исключать из документа важныефакты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным иодновременно сжа­тым - как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тонизложения документа - это норма официального делового общения. Управленческаяинформа­ция - официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело­войоснове взаимоотношений между адресантом и адресатом, под­черкивает их неличныйхарактер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуютот имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а нефизических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документовдолжен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логическийстиль из­ложения материала, без эмоционально-экспрессивной или полити­ческойоценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логическийстиль из­ложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности ивнеконфессиональности самой государственной службы.

1.3. Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития вофициально-деловом сти­ле выработались такие языковые средства и способывыражения со­держания, которые позволяют наиболее эффективным образом фик­сироватьуправленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образомотличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи;от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной иопределяющей особенностью языка документа явля­ется языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документеобусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности иоднозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется:в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковыхформул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенныхмноголет­ней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых,прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяетпишущему не тратить время на поиск опре­делений, характеризующих стандартныеситуации.

Языковая стандартизация документа существенноповышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценкуадреса­том, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документахсловес­ных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые спе­циалистывообще не относят к творческой работе написание дело­вых бумаг, а обучениеофициально-деловому стилю связывают с со­зданием навыка автоматическогопользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всемизвестных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагаетсяили осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не дают­ся; выговоробъявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется илинаправляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а невыслушивается и многие другие.

Что же такое штамп? В переводе с латинского языкаслово «штамп» stampa – печать, оттиск, инымисловами, то, что постоян­но и без изменения воспроизводится в различныхусловиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению клюбому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулыречевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, со­болезнования,поздравления и другие стандартные этикетные штам­пы, используемые в стандартныхситуациях.

Штамп встречается в языке художественнойлитературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольнаяберезка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна де­вица.

В публицистике употребляются такие, например,словесные кли­ше: важные события, международная жизнь, печатный орган, при­бытьс официальным визитом и др.

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

Точность, однозначность и необходимость машиннойобработ­ки официального документа предполагают использование в нем слов тольков одном из значений, принятых в официально-деловой пись­менной речи. Необходимотакже, чтобы каждому понятию соответ­ствовал только один термин. И здесь оченьважное значение имеет ис­пользование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческойдокументации, мож­но разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная толькоканцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административногоуправления за многие столетия существования официально-делового стиля русскогоязыка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеука­занный, должный,препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторыеиз этих слов устаревают и заменяют­ся современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминовофициально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов:исполнение, нахождение, подписание, решение, установле­ние и др.

Среди группы специальных слов, образованных отглаголов, осо­бое место занимают существительные с префиксом не:невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постояннодо­полняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическаялексика.

В языке документов существует большое количествотерминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, тойпредметной области, которой посвящен документ. Эта терминоло­гическая лексикаточна и однозначна, поэтому она удобна в упот­реблении как в науке, так и вязыке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые идипломатические терми­ны, употребляемые в документах. Например, для заключениядого­вора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс,правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а длясоставления, например, финансового документа - терми­нология из этой предметнойобласти: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг,лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку непредполага­ют различных толкований и способствуют точному выражению со­держанияслужебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленномукаким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель,наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказ­чик,посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жиз­ненных иделовых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем;заказчиком и исполнителем.

2.2. Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речистандартизированы и це­лостные словосочетания (языковые формулы). Широкоеупотребле­ние языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных)язы­ковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенно­стейделовой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческихситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретномусловосочетанию мы можем судить, о какой управ­ленческой ситуации идет речь:принимая во внимание, что в соот­ветствии с договоренностью; выражаем глубокуюпризнательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы - это результатунификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.Таким обра­зом, одной из функций языковой формулы в тексте документа явля­етсявыражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступаюткак юриди­чески значимые компоненты текста, без которых документ не обла­даетдостаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами,определяющи­ми видовую принадлежность документа. Только по одному слово­сочетанию«контроль за выполнением возлагается на...» становится ясно, окаком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительныхдокументов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартныхсловосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятияфразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то этопозволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболеесущественное.

Используя готовые клише, оперативно можетдействовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступатьв законную силу; обжалованию не подле­жит; без уважительной причины; вустановленном порядке; по исте­чении срока; единовременное пособие; подостижении восемнадцати­летнего возраста; предварительное рассмотрение идр.

Правильный выбор устойчивого словосочетания изчисла возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности(частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в опи­сании управленческойситуации, а также его грамматической пра­вильностью с учетом особенностейофициально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительнымустойчивым слово­сочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именноготипа с ок­раской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящиеорганы, установленный порядок предварительное рассмот­рение, оправдательныйприговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия,вынужденные обстоятельства и др .

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например :составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провестимероприятие, играть роль, иметь значение .

В официально-деловом языке, как и в научном стилеречи, на­блюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола(десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этомуязыковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительноговосприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается какболее значи­мая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» су­ществительноестановится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют«расщепленными» сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний мож­нообразовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм вэтих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное,и для до­кумента такой перенос является значимым: помочь - оказать по­мощь,реконструировать произвести или осуществить реконструк­цию, расследовать - пропусти расследование, проконтролировать - обеспечить контроль, содействовать- оказать содействие, оши­биться - допустить ошибку и др . Существительное вэтих словосо­четаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменнымипредлогами, моти­вирующими действия: в соответствии с решением (приказом,распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целяхулучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан,исполнителей); по линии (профсоюза, ко­митета) и др.

Владение деловым стилем - это в значительнойстепени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержа­ние,языковые формулы обеспечивают точность и однозначность по­нимания текстаадресатом, сокращают время на подготовку текста.

2.3. Стандартизация в построении предложений.

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаютсяв доку­менте и на уровне целостного предложения. Четкая структура пред­ложения,правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которыепроявляются на уровне фразы в тексте доку­мента.

Правильный порядок слов - это когда подлежа­щее(субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое сле­дует за ним. Вофициально-деловой речи из-за нарушения правиль­ного порядка слов трудно бываетустановить, кто (или что) является субъектом действия. Например : Городс 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. Субъек­том действия является завод, поэтому слово «завод» должностоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностьюобеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

Так же в русском языке действуют определенныеправила распо­ложения слов по их информативной значимости. В письменной речи существуетспецифический принцип «линейной» подачи информации, согласно которомусначала в предложение вводится вспомогатель­ная информация, а затем основная,причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяетсяинтонацион­но, а в русской письменной речи информационная роль слова возра­стаетк концу предложения. При составлении документа следует учи­тывать информационнуюроль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, пониманиетекста.

Например :

На основании письма заказчика незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на основании письма заказ­чика.

В обоих предложениях основная информациянаходится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания впервом предложении является указание срока, на который перено­ситсяизготовление опытного образца. Во втором предложении це­лью высказыванияявляется обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксисаделовой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при именисуществи­тельном принято называть нанизыванием падежей.

Чаще всего в текстах документов используетсяпоследовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Например : ...для применения мер общественноговоздействия;… в целях широкой гласности работы органов таможенногоконтроля,...

2.4. Стандартизация текста

Языковой материал, содержащийся в документе,может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) ивторичную, ориентирующую функцию (различные элементы офор­мления документа, атакже другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммыи т.п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы иунифици­рованы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, уни­фикациятекста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономическойточки зрения: составление унифицированно­го текста требует меньше затрат трудаи времени. Составитель доку­мента, работая по образцу, получает возможностьсосредоточить вни­мание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификациядокумента оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном текстеадресат документа может сразу же вы­делить ключевые моменты сообщения (поданным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять разинтен­сивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и справовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный"вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точкизрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, атакже по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделеныследующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например , личное заявление: Прошу командировать меня вСанкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления сархивными материалами по теме моего исследования. Данные текстыпредставляют собой последовательность полно­стью синтаксически оформленныхчастей предложения или предло­жений, соответствующих официально-деловому стилюречи.

Связный текст, как правило, состоит из двухчастей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, вовто­рой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, за­явления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оцен­ку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет - традиционная линейная запись, но спробелами, ко­торые заполняются переменной информацией. Трафарет представ­ляетсобой вид формализованного текста: в нем заранее предусмат­ривается и типоваяситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковаяформа, в которой эта ситуация отображается.

Справка № _________Выдана __________

в том, что _________________________

Справка дана для представления ________

Обычно для трафарета используются разного родабланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизве­деннойна нем постоянной информацией документа и местом, отве­денным для переменнойинформации. Элементы оформления блан­ка содержат информацию о типе документа,например, «Справка...», о сфере его использования, например, "Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранееподготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятель­ныхпредложения. При составлении текста в виде анкеты наимено­вания признаковхарактеризуемого объекта должны быть выраже­ны именем существительным вименительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетаниемс глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете,владеете или были, находились).

Фамилия ______________

Имя __________________

Отчество _____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это совокупностьданных, пред­ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра­фывертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб­лицы должны иметь заголовки,выраженные именем существитель­ным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующихстраницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстовразных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб­лицейили она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются текстыдокументов, определяется характером содер­жащейся в них информации.

Выводы.

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляюти стан­дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе­му,внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе­нию реквизитов. Крометого, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования кязыку конкретного доку­мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловойречи охваты­вает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итогескладывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый,функционально ориентированный стиль язы­ка. Неправы те, кто видит встандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу»литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им впублицистике, в литературе и обиход­ном общении.

Приложение №1

Ключевые понятия

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА - языковаяразновидность современного русского литературного языка, часть официально-деловогостиля речи, существующая для передачи служебной ин­формации посредствомдокументов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА - фактическая исмысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований инеясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - единообразныйспособ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковыхформул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - пометка должностноголица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указаниеруководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - содержание документа,выраженное в краткой форме.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство// журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

2. Делопроизводство// журнал «Ориентир» №4 2003

3. Делопроизводствона современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

4. Приказ Министраобороны Российской Федерации №170

5. Фоков А.П.«Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001

Введение

язык деловой письменный лексика

В настоящее час принято разграничивать следующие разновидности языка: язык художественной литературы, устная разговорная речь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языка характеризуется особой функциональной направленностью речи. Языковые традиции официально-делового стиля, сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требования к содержанию служебного документа и его речевому оформлению. И прежде всего язык служебного документа должен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые необходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстралингвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингвистические особенности служебного документа.

Особенности языка документов

Экстралингвистические особенности документа

• 1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию документа является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.
• 2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Вне зависимости от того, кто является непосредственным (техническим) составителем документа или его официальным автором, подписывающим протокол, адресантом (отправителем) становится «коллективный субъект», который направляет свое официальное послание также «коллективному адресату» (получателю). Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информацию. Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого из подписавших его.
• 3. Адресность. Другой важной характеристикой документного общения, как отмечают специалисты, является точная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.
• 4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств, для принятия конкретного решения. Всего существует приблизительно 60 видов управленческих документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.
• 5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому протокол должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель документа должен отразить сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.
• 6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, дарить непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
• 7. Убедительность. Аргументированность и убедительность информации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий.
• 8. Полнота. Это требование предполагает, что протокол должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может оживлять необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится на своевременности принятия решения.
• 9. Сжатость и лаконичность. Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжатым - как по содержанию, так и по форме.
• 10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения.

Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию. Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов – клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала (информации), а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных ситуациях деловой практики используются готовые бланки, которые необходимо только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.п. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт Основные черты официально-делового стиля:

1. Нейтральный (повествовательный) тон изложения является нормой официально-делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

2. Лаконичность (компактность, сжатость) изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

3. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

4. Стандартное расположение материала (информации), нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише.

5. Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур.

6. Частое употребление отглагольных существительных, отымённых предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии, по вопросу и т.д.), составных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.).

7. Использование номинативных (именных) предложений с перечислением, прямой порядок слов в предложении, как преобладающий тип его конструирования, тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим.

8. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств, слабая индивидуализация стиля.

В то же время, несмотря на общность черт, каждый из жанров официального стиля имеет свою специфику. Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье и т.п. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан (законодательство, конституция, референдум, приговор, юрисдикция, возложить ответственность, в отмену постановления, вступить в силу, в целях содействия, довести до сведения, исполнять обязанности, органы власти, предать суду, допросить свидетелей, привести в исполнение, принятие мер, судебное разбирательство и т.д.).

Специфической является лексика и фразеология дипломатических документов как разновидности официально-делового стиля (аккредитовать, демарш, дипломатическая неприкосновенность, консульская конвенция, атташе, ультиматум, ратификация и др.). Значительная часть этой лексики имеет интернациональный характер, некоторые термины передаются как русскими буквами, так и в латинском написании (персона нон грата, статус-кво, casus belli). В языке дипломатических документов, в литературе, связанной с международными отношениями, нередко встречаются также устойчивые словосочетания с более или менее свободным значением входящих в них элементов (всеобщее разоружение, международный контроль, неприкосновенность государственных границ, укрепление мира и безопасности и др.). Дипломатическому языку не чужды некоторые элементы образности. Так, применяется в международной практике метонимическое употребление названий столиц, улиц или зданий для обозначения соответствующего государства или ведомства иностранных дел (Москва, Кремль – в значении «Советское государство», Елисейский дворец – в значении «правительство Франции» и т.д.). Языку дипломатии в целом присуща книжная, «высокая» лексика, служащая для создания известной торжественности и придания документу подчеркнутой значимости.

Другой разновидностью официально-делового стиля является служебная переписка, официальные деловые бумаги, частные деловые бумаги. Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информативной избыточности.

Деловой язык документа также характерен рядом других особенностей. В письме не должны употребляться архаизмы - слова и выражения, вышедшие из употребления (не сего года, а этого (текущего) года). Использование неологизмов и заимствованных слов должно быть оправданным - «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкого употребления. Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением (до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно). Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами (руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.)