Nastavitve, mape - ustvarite, uredite in izbrišite

Nastavitve, filtri - avtomatska razporeditev pisem v mape in zaščita pred vsiljeno pošto

Dodaj nabiralnik - prejemanje pisem iz drugih nabiralnikov po pošti

Ko vstopite v poštno storitev, se takoj odpre stran z dohodnimi črkami. Najverjetneje bodo dobrodošla in zahvalna pisma uprave spletnega mesta. Če želite odpreti črko, samo kliknite nanjo z levim gumbom miške. Vsa neprebrana sporočila so označena z modrim krogom, prebrana pa s svetlo sivim.

Število neprebranih črk je navedeno poleg besede »prejeto«, na vrhu oznake strani in v vseh projektih, povezanih s poštno storitvijo (navedeno na vrhu strani), na primer »moj svet«, » sošolci« itd.

S klikom na te kroge lahko neprebrana sporočila označite kot prebrana in obratno.
Na levi strani črk lahko potrdite polje, da lahko eno dejanje uporabite za več črk hkrati, na primer izbriši, pošlji v vsiljeno pošto in podobno.

Barvno ikono običajno nastavi storitev sama, barva je izbrana naključno, uporabljena je prva črka imena ali e-poštnega naslova. Pošiljatelj je napisan poleg ikone - to sta bodisi ime in priimek, če nista navedena, pa samo e-poštni naslov. Sledi zaznamek, s klikom nanj spremeni barvo iz sive v rdečo, da ne pozabi na pomembna sporočila. Desno od zavihka je besedilo glave pisma, če ni glave, bo označeno, da pismo nima teme. In v skrajnem desnem delu čas ali datum prejema pisma.

Poslana pisma ali odhodna. Videz pisma je enak kot pri dohodnih pismih.
Osnutki so pisma, ki so napisana, vendar niso poslana.
Neželena pošta je nezaželena e-pošta, običajno oglaševalske narave. Če pošljete pismo v neželeno pošto, bodo vsa nadaljnja pisma tega avtorja prav tako padla v neželeno pošto, mimo strani z neprebranimi pismi.
Koš je stran z izbrisanimi sporočili.

Z nadaljnjo uporabo se bodo dohodna pisma dopolnjevala. Na stran se lahko prilega do 25 črk, če je črk več, se prikaže prehod na druge strani. Če želite iti na staro sporočilo na drugi strani, morate pod sporočili poiskati povezavo za prehod na druge strani in izbrati tisto, ki jo potrebujete.

Na 5. stran je na voljo naenkrat, če je črk veliko, boste morali preskočiti vsaki dve strani, dokler se ne prikaže prava. Ko pritisnete puščico, se naloži naslednja ali prejšnja stran, odvisno od smeri pomikanja.

Ne izgubite. Naročite se in na vaš e-poštni naslov prejmite povezavo do članka.

E-pošta ostaja eno glavnih orodij za poslovno (in ne samo) komunikacijo v digitalni dobi. In ker delo z njim lahko zavzame velik del delovnega dne, je zelo pomembno, da ga učinkovito organiziramo. Kako narediti? Izkoristite naslednje univerzalne nasvete, jih polirajte, da bodo ustrezale vašim nalogam in povečajte svojo produktivnost.

Raziščite funkcionalnost

Večina sodobnih pošiljateljev pošte ima precej prilagodljive in podrobne nastavitve, ki vam omogočajo, da presežete običajno pošiljanje / prejemanje pisem. Natančneje, pomagajo narediti uporabo veliko bolj priročno in bistveno razširijo funkcionalnost. Na primer, v nastavitvah Gmaila je možnost, da omogočite bližnjice, kar poenostavi delo in prihrani čas. Toda mnogi jih ne uporabljajo, pogosto zaradi nevednosti. Zato je treba optimizacijo dela z e-pošto začeti s seznanitvijo s funkcionalnostjo storitve.

Način in frekvenca delovanja

Ustvarite poštno rutino po meri in ji sledite. Bolje je, da to storite zjutraj (in tudi pred koncem delovnega dne), vendar ne začnite s preverjanjem črk, temveč z dokončanjem kakšne prednostne naloge oz. Čas za branje in pošiljanje e-pošte je treba omejiti in se poskušajte držati teh omejitev. Po zaključku - zaprite odjemalca in se ne vračajte vanj, preverjajte, ali so novi dohodni. Ko delate s pošto, počnite samo to, naj vas ne motijo ​​druga opravila. Ne pozabite tudi, da lahko brskanje po povezavah iz e-pošte preprosto spremeni obdelavo v časovno past. Zato je pri delu s pošto pogosto priporočljivo uporabljati posebne poštne odjemalce (na primer Outlook).

Uporabite drugačno pošto

Bolje je imeti več e-poštnih računov za različne namene. Uporabite več naslovov za službeno in osebno korespondenco, za registracijo na spletnih mestih in naročanje na poštne sezname gradiva, ki vas zanima. To je pravilno z vidika digitalne varnosti in bo postalo primarni filter črk, ki vam bo omogočil, da se pri delu osredotočite na pravo korespondenco.

Pomembno je tudi, da lahko obdelujete pošto z različnih naslovov v eni storitvi, ne da bi preklapljali med različnimi pošiljatelji. Gmail ima na primer možnost nastavitve posredovanja iz drugih nabiralnikov. Dodelite jim ustrezne oznake in jih obdelajte ob določenem času za vsako.

Optimizirajte svojo izkušnjo z e-pošto

Tukaj so posebni koraki:

1. Filtrirajte e-pošto z ustvarjanjem različnih map. Svojo mapo »Prejeto« razdelite v mape glede na cilje in cilje, s katerimi se soočate, ter zahtevana dejanja. Takoj obdelajte ta pisma, odgovor na katere vam ne bo vzel več kot nekaj minut. Imejte posebno mapo za pisma, na katera je treba pozneje odgovoriti, in pripravite urnik za delo z njo.
2. Uporabite predloge. Podpis s kontaktnimi podatki je mogoče konfigurirati s funkcionalnostjo samega poštnega predala. Če pošiljate veliko sporočil iste vrste, napišite predloge zanje in jih v prihodnosti preprosto kopirajte. Obstajajo tudi programi, ki vam omogočajo ustvarjanje in uporabo izrezkov pri nadaljnjem delu na računalniku - posebne okrajšave in okrajšave, z vnosom katerih dobite prej dodeljeno besedilo. Prav tako prihranijo čas in povečajo udobje.
3. Označite pomembna e-poštna sporočila z ustreznimi označevalci. To bo olajšalo navigacijo in naredilo delo bolj strukturirano.
4. Uporabite pravilo 5 stavkov. Ko odgovarjate in pišete pisma, bodite čim bolj kratki in jasni. Če je mogoče, poskusite ostati znotraj 5 stavkov.
5. Uporabite hitre tipke. Vračamo se k točki številka 1. S pomočjo bližnjic na tipkovnici vam ni treba motiti nadzora z miško. Zapomnite si jih in v globalni perspektivi boste prihranili veliko časa.
6. Izbriši in arhiviraj. Večina uporabnikov e-pošte pusti e-pošto v svojem nabiralniku, potem ko jo preberejo. Toda za tiste, ki delajo z veliko količino dohodne korespondence, ta pristop ne bo povsem učinkovit. Bolje je uporabiti pravilo "1 e-pošta = 1 dejanje". Pomeni, da se morate po branju pisma nanj ustrezno odzvati – odgovoriti in arhivirati, izbrisati, premakniti v ustrezno mapo in odgovoriti pozneje itd.
7. Uporabite iskanje. Poštne storitve imajo odlično vgrajeno iskanje, zahvaljujoč kateremu lahko preprosto najdete pismo, ki vas zanima, po merilih, kot so pošiljatelj, tema, vsebina, oznake, priložene datoteke. To je veliko lažje kot ročno iskanje zahtevane e-pošte.
8. Ne uporabljajte mobilnih različic in obvestil. Po nepotrebnem na pametni telefon ne nameščajte aplikacij za opozorila in poštne storitve. Spet se ne splača, če delo s pošto ni eno od glavnih orodij za vas, ni množično in ne zahteva takojšnjega odziva. Da, in tipkanje s telefonske tipkovnice je manj priročno.

Uporabite organizatorje

Ko ravnate s pošto, imejte pripravljen tedenski/Google koledar/seznam opravil ali katero koli drugo podobno programsko opremo in s črkami. Zato je bolje obdelati korespondenco z nastavitvijo nalog, pa tudi z informacijami o sestankih in dogodkih. Posledično ne boste ničesar pozabili, prejeli boste obvestilo ob pravem času, poleg tega pa se boste rešili vračanja k ponovnemu branju.

Razvijte pravila za e-pošto s sodelavci

Pri dopisovanju se izogibajte nepotrebnemu birokratskemu pretresu. Če imate vprašanje in je oseba, na katero je naslovljeno, v sosednji pisarni, pojdite in osebno preverite odgovor. Ali pokličite. Na splošno je bolje, da vedno določite obseg težav, ki zahtevajo pošiljanje pošte. V drugih primerih je bolje, da priložnosti ne zlorabite, zlasti v manjših primerih. To bo prihranilo čas in trud za vas in tiste, s katerimi delate.

E-pošta (E-mail – okrajšava za elektronska pošta) je priročno in hitro sredstvo za komunikacijo z drugimi ljudmi. E-pošta se lahko uporablja za različne namene.

• - Pošiljanje in prejemanje sporočil. E-poštno sporočilo je mogoče poslati vsakomur, če ima e-poštni naslov. Sporočilo se na e-pošto prejemnika dostavi v nekaj sekundah ali minutah, ne glede na to, ali živi v bližini ali na drugem koncu sveta. Sporočila lahko prejemate od vseh, ki poznajo vaš elektronski naslov, in po branju pisem napišite odgovore.
• - Pošiljanje in prejemanje datotek. Poleg običajnih besedilnih sporočil je mogoče skoraj vse vrste datotek pošiljati z e-pošto, vključno z dokumenti, slikami in glasbo. Datoteka, poslana z e-poštnim sporočilom, se imenuje priloga.
• - Pošiljanje sporočil skupinam ljudi. E-poštno sporočilo je mogoče poslati več ljudem hkrati. Prejemniki lahko odgovorijo celotni skupini, kar omogoča skupinske razprave.
• - Posredovanje sporočil. Prejeto e-poštno sporočilo lahko posredujete drugim prejemnikom, ne da bi ponovno vtipkali besedilo.

E-pošta je bolj priročna od telefonske komunikacije in rednega dopisovanja. Sporočilo lahko pošljete kadarkoli podnevi ali ponoči. Če prejemniki v času pošiljanja sporočila ne sedijo za računalnikom in niso povezani (niso povezani z internetom), bodo sporočila našli pozneje, ko bodo preverili svojo pošto. Če so povezani z internetom, lahko od njih dobite odgovor v nekaj minutah.

Pošiljanje e-pošte je tudi brezplačno. V primerjavi z običajno pošto ni potreben žig ali pristojbina in ni pomembno, kje prejemnik živi. Plačati morate samo za internetno povezavo in včasih tudi za uporabljeni e-poštni program.

Za delo z e-pošto so potrebne tri stvari.

• 1 internetna povezava. Če želite svoj računalnik povezati z internetom, se morate najprej naročiti na ponudnika internetnih storitev. Ponudnik internetnih storitev zagotavlja dostop do interneta, običajno za mesečno naročnino. Potrebovali boste tudi napravo, imenovano modem.
• 2 E-poštni program ali spletne e-poštne storitve. E-poštni program lahko prenesete ali kupite od Microsofta ali drugega prodajalca. E-poštni programi so pogosto zmogljivejši in hitrejši od spletnih e-poštnih storitev. Preden nastavite svoj e-poštni program, boste morali od ponudnika internetnih storitev pridobiti določene informacije. To so običajno e-poštni naslov, geslo, imena strežnikov za dohodno in odhodno pošto ter nekatere druge informacije.

Če ne želite prenesti ali kupiti e-poštnega programa, se lahko naročite na spletno e-poštno storitev, kot so Gmail, Windows Live Hotmail ali Yahoo! pošta. Te storitve vam omogočajo, da preverite svojo e-pošto s spletnim brskalnikom iz katerega koli računalnika, ki je povezan z internetom – tudi če je računalnik v lasti nekoga drugega ali nameščen na javnem mestu, kot je knjižnica.

3 E-poštni naslov. E-poštni naslov lahko dobite pri ponudniku internetnih storitev ali tako, da se registrirate pri spletni e-poštni storitvi. E-poštni naslov je sestavljen iz uporabniškega imena (pravo ime ni obvezno, lahko uporabite psevdonim), znaka "@" in imena ponudnika storitev, na primer Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete omogočen JavaScript

Kot primer razmislite o postopku ustvarjanja in pošiljanja e-poštnih sporočil

Slika prikazuje, kako izpolniti sporočilo v večini e-poštnih programov. Ti koraki se lahko razlikujejo glede na e-poštni program ali storitev spletne pošte, ki jo uporabljate.

riž. 3.2.1

1. V polje Za vnesite e-poštni naslov vsaj enega prejemnika. Če je prejemnikov več, naslove ločite s podpičjem (;).

Na terenu Kopirati vnesete lahko naslove dodatnih prejemnikov, ki bi morali vedeti za sporočilo, vendar jim ni treba nanj odgovoriti. Prejeli bodo enako sporočilo kot prejemniki, navedeni v polju komu. Polje Dodatni naslov prejemnika lahko pustite prazno. Nekateri e-poštni programi ponujajo tudi izpolnitev polja Skrita kopija, ki omogoča pošiljanje sporočila prejemnikom, medtem ko nekatera imena in e-poštne naslove skrijete pred drugimi prejemniki.

• 2. Na terenu Tema morate vnesti zadevo sporočila.
• 3. V veliko prazno območje vnesite besedilo sporočila.

Če želite priložiti datoteko sporočilu, kliknite gumb Priložite datoteko gumb Dodaj datoteko v orodni vrstici pod menijsko vrstico. Poiščite želeno datoteko, jo izberite in kliknite Odprto. Ime datoteke se prikaže v polju Pridružite se v glavi sporočila.

riž. 3.2.2

Ustvarjanje sporočila je končano! Če želite poslati sporočilo, morate klikniti gumb pošlji. Pismo bo prejemnikom poslano preko interneta.

Opomba

Če želite spremeniti slog, pisavo, velikost ali barvo besedila, izberite besedilo in nato kliknite enega od gumbov v vrstici za oblikovanje nad območjem za vnos sporočila.

Razmislite o vrstnem redu branja e-poštnih sporočil

Večina spletnih e-poštnih programov in poštnih storitev uporablja mapo Prejeto, kjer lahko berete prejeta sporočila. Za prejemanje novih sporočil boste morda morali pritisniti gumb. Pošlji/prejmi ali podobno. Če si želite ogledati seznam prejetih e-poštnih sporočil, kliknite Prejeto na seznamu mape vaš poštni program. E-poštna sporočila naj bodo prikazana kot seznam sporočil. Seznam običajno vsebuje naslednje podatke: pošiljatelja sporočila, zadevo sporočila in čas prejema.

Na seznamu morate klikniti sporočilo, ki ga želite prebrati. Vsebina sporočila se lahko prikaže pod seznamom sporočil v območju za ogled. V tem primeru dvokliknite sporočilo na seznamu, da ga preberete v ločenem oknu.

riž. 3.2.3

Če želite odgovoriti na sporočilo, pritisnite gumb Odgovori. upravljanje z dokumenti po e-pošti

Pravila bontona za e-pošto

Tako kot telefonski pogovori in osebna srečanja tudi dopisovanje po elektronski pošti vključuje določena pravila obnašanja. Ta pravila se imenujejo omrežni bonton ali setiquet (kombinacija besed "omrežje" in "bonton"). Za učinkovito komunikacijo upoštevajte te smernice.

• - Bodite previdni pri šalah in čustvenih prikazih. E-poštna sporočila ne prenašajo natančno čustev, zato prejemnik morda ne bo razumel tona sporočila. Sarkastičen humor je precej tvegan, saj lahko prejemnik besede razlaga dobesedno in se užali. Emotikone lahko uporabite za prenos čustev.
• - Premisli, preden pošlješ. Pisanje in pošiljanje e-poštnih sporočil je hitro in enostavno, včasih prelahko. Poskrbite, da vnaprej premislite o sporočilu, poskusite ne pisati, ko ste jezni.
• - Zadeva naj bo kratka in jasna. Izrazite vsebino pisma z nekaj besedami v zadevi. Ljudje, ki prejmejo veliko e-poštnih sporočil, lahko pri izbiri e-poštnega sporočila za branje uporabijo vrstico z zadevo.
• - Napiši na kratko. Čeprav je e-poštno sporočilo lahko poljubno dolgo, je e-pošta zasnovana za kratka sporočila. Mnogi ljudje nimajo časa ali potrpljenja, da bi prebrali več kot nekaj odstavkov.
• - Ne pišite celotne črke z VELIKIMI ČRKAMI. Mnogim se fraze, napisane z velikimi črkami, zdijo neokusne, moteče in žaljive.
• - Bodite previdni pri pomembnih in zaupnih informacijah. Vsak prejemnik lahko prejeto pismo posreduje drugim osebam, namerno ali po naključju.

Poleg tega se izogibajte pravopisnim in slovničnim napakam v uradni ali poslovni korespondenci. Pismo z napakami daje vtis neprofesionalnosti. Pred pošiljanjem preverite sporočila in uporabite črkovalnike, če jih vaš e-poštni program podpira.

Včasih se pojavijo neželena sporočila. Značilnosti dela z njimi so naslednje:

Ker lahko nezaželeni oglasi prihajajo po e-pošti, se bodo plakati in katalogi verjetno morali soočiti s prejemanjem neželenih sporočil (tudi neželene pošte). Nenaročena sporočila lahko vsebujejo oglaševanje, ponudbe goljufivih transakcij, pornografijo ali ponudbe, ki niso v nasprotju z zakonom. Pošiljanje neželene pošte je zelo poceni za oglaševalske storitve, zato ljudje pogosto na koncu prejmejo veliko neželene pošte.

Številni spletni e-poštni programi in poštne storitve vključujejo filtre neželene pošte, znane tudi kot filtri za neželeno pošto. Analizirajo vsebino poslanih sporočil in sumljiva sporočila premaknejo v mapo z neželeno pošto, kar omogoča, da si jih kadar koli ogledate ali izbrišete. Če neželeno sporočilo gre v mapo Prejeto brez filtriranja, lahko določite, da se vsa sporočila tega pošiljatelja v prihodnosti samodejno umestijo v mapo Neželena sporočila.

Da se izognete prejemanju neželenih sporočil, sledite tem korakom:

• - Bodite previdni, ko dajete svoj e-poštni naslov. Izogibajte se objavljanju svojega e-poštnega naslova v novičarskih skupinah, spletnih mestih in drugih javnih internetnih virih.
• – Preden vnesete e-poštni naslov na spletno mesto, preverite izjavo o zasebnosti za to spletno mesto in se prepričajte, da svojega e-poštnega naslova ne delite z drugimi podjetji.
• - Nikoli ne odgovarjajte na neželena sporočila. Pošiljatelj bo preveril, ali je e-poštni naslov pravilen, in ga lahko proda drugim podjetjem. Potem se bo tok neželenih sporočil verjetno povečal.

V to polje napišite jedrnate in jasne informacije, ki odražajo bistvo pisma. Dodajte besedo nujno, če jo morate takoj prebrati. To bo sogovornika orientiralo, za kaj gre v pismu, in bo tudi v prihodnje pripomoglo k hitremu iskanju zanimivega pisma v arhivu.
Če se je tema zaradi dopisovanja spremenila, jo spremenite v tem polju.

2. Onemogočite CapsLock
Ne pišite telesa črke in predmeta z velikimi tiskanimi črkami. Mnogi ljudje menijo, da je to slabo vedenje, saj izraža vpitje. Pa tudi veliko število klicajev na koncu stavka.

3. Kratkost je sestra talenta
Poskusite ne pisati dolgih pisem, formulirajte informacije jasno in jedrnato, to prihrani čas naslovnika.

4. Priložene datoteke
Če morate poslati samo datoteko, morate še vedno napisati kratke informacije v telesu pisma. Na primer "Pošiljanje navodil za delo z e-pošto". Takih črk ne puščajte praznih, iz priloženega pisma ni vedno jasno, kaj je na kocki.
Če ste prejeli prazno pismo s priloženo datoteko z neznanega naslova, ga ni priporočljivo odpreti. Obstaja velika verjetnost, da je virus.

5. Odgovori ali Odgovori vsem

Ko prejmete e-pošto, bodite pozorni na ta dva gumba. Njihov namen je drugačen! Pošiljatelj lahko pošlje ne osebno pismo, temveč skupinsko pošiljanje. Hkrati lahko v kopiji pisma vidite vse prejemnike. V tem primeru se prikaže gumb "Odgovori vsem". Kliknite na gumb "Odgovori vsem" v primeru, ko morate posredovati informacije vsem, ki so v kopiji. Če želite odgovoriti samo pošiljatelju, morate klikniti gumb "Odgovori".

6. Veriga črk
Ko odgovarjate na pismo, ne izbrišite izvirnika. Ko je prejel vaš odgovor brez izvirnega besedila, se naslovnik morda ne spomni več, kaj je bilo vprašanje, in bo prisiljen poiskati svoje poslano pismo.

7. Podpišite črke
Ni samo lepo vedenje napisati "S spoštovanjem, ...". Običajno je v podpisu navesti polno ime, položaj, ime organizacije in kontaktno telefonsko številko. Na ta način se edinstveno identificirate in po potrebi lahko hitro stopite v stik z vami.
V nastavitvah e-pošte lahko nastavite samodejni podpis, te besede bodo samodejno dodane vsem novim črkam.

7. Beseda ni vrabec, odletel bo - ne boste je ujeli
Pred pošiljanjem ponovno preberite pismo, ne poskušajte takoj odgovoriti na čustvena pisma, da ga pozneje ne bi obžalovali.
Ne pozabite, da je vaše pismo morda posredovano po naključju ali namenoma, zato zaupnih informacij ne smete pošiljati po e-pošti.

8. Raziščite svoje e-poštne nastavitve
Ko ste enkrat preučili svoje poštne nastavitve, ga boste shranili v prihodnosti. V nastavitvah lahko nastavite osebni podpis, nastavite zbiranje pošte iz drugih nabiralnikov, ustvarite hierarhijo map, dodate filtre in še veliko več.

9. Bodite pozorni na varnost elektronske pošte

• Izmislite si zapleteno geslo, ne zapišite ga na kos papirja poleg računalnika, občasno ga spreminjajte.
• Ko dostopate do e-pošte iz računalnika nekoga drugega, ne kliknite zapomni si geslo.
• Ne pozabite se odjaviti iz e-pošte, ko delate na napravi nekoga drugega.
• Ne odpirajte datotek, prejetih iz neznane elektronske pošte.
• Preverite priložene datoteke za viruse.
• Pošlji neželeno e-pošto v neželeno pošto.

10. Emotikoni
V uradnih pismih ni običajno uporabljati emotikonov, v dopisovanju s prijatelji pa lahko dodate emotikone, ki pismu dajo čustva.
Spodaj so najbolj priljubljeni:

V zadnjih nekaj letih je bilo eno mojih najučinkovitejših orodij elektronska pošta. Opažam, da bo to orodje učinkovito le, če se boste naučili upravljati z njim in ne dovoliti, da se stvari odvijajo po svoje. malo prej sem napisal.

Za začetek moramo jasno razumeti, zakaj potrebujemo e-pošto. Wikipedia predlaga: za prejemanje, pošiljanje in posredovanje e-poštnih sporočil. Namen elektronske pošte je izboljšati življenje in delo ljudi. A v resnici ni vse tako preprosto.

Po statističnih podatkih je v povprečju število sporočil, ki jih prejme oseba, več kot 100 pisem na dan. To je ogromno število. In še naprej raste, kar vodi v dejstvo, da oseba zaradi pomanjkanja časa ne more več kakovostno obdelati prejetih informacij.

Prav to vprašanje, kako delati z e-pošto, skrbi marsikoga. Preobilje nepreverjene pošte vodi v stres in znižuje produktivnost.

Ste bili tudi vi v podobni situaciji? Potem je ta članek za vas.

Najbolj učinkoviti in organizirani ljudje samostojno gradijo svoj sistem dela s pošto, na podlagi lastnih izkušenj, s poskusi in napakami.

Če obstajajo bolj ali manj običajna pravila za poslovno korespondenco v e-pošti, potem je v zvezi z vodenjem vašega dela z e-pošto vse nekoliko bolj zapleteno. Odvisno je od številnih dejavnikov, kot so področje dejavnosti, stopnja poslovne aktivnosti in organiziranosti osebe, življenjski slog in poslovanje itd.

Delo z e-pošto

Torej, začnimo. Potrebujem svoja učinkovita pravila za e-pošto za:

• Povečajte svojo učinkovitost
• Za svoje dopisnike bodite vedno obvezna in korektna oseba.
• Vedno vem, kako sem predelal pošto.
• Nikoli ne izgubite dohodne e-pošte.

Obstaja več načel za delo s pošto:

1. Uporabite svojo mapo »Prejeto« kot kontrolni seznam in v njem pustite neobdelana sporočila.

2. Ustvarite ločene mape za vsak projekt, kategorijo. To vam bo pomagalo hitro najti informacije, ki jih potrebujete.

3. Aktivno uporabljajte nalepke, barvne oznake. Tako bo razvrščanje črk opazno za vizualno zaznavanje.

4. Temeljito preučite in spoznajte sistem nastavitev v poštnem računu. To vam bo pomagalo učinkovito upravljati.

5. Določite čas, ki ste ga pripravljeni posvetiti delu s pošto. Na primer, 30 minut zjutraj in 30 minut zvečer. In niti minute več.

6. Če delovni pogoji to dopuščajo, onemogočite pojavna obvestila o novih črkah. Tako boste manj raztreseni.

7. Odjavite se od nepomembnih e-poštnih sporočil.

8. podnevi.

9. Shranite vsa poslana e-poštna sporočila. Vedno se najde kaj koristnega. Danes sem na ta način našel skeniran potni list.

10. Znati prepoznati znake, po katerih boste obdelovali in razvrščali pošto.

Tehnologija elektronske pošte

Ob upoštevanju prvega pravila je naš cilj pri razčlenjevanju pošte pustiti čim manj črk v nabiralniku.

Hkrati je druga naloga, nič manj pomembna, razvrstiti vse črke v kategorije, posebnosti in pomembnost. V nabiralniku lahko pustite e-poštna sporočila, ki zahtevajo, da odgovorite takoj ali hitro. Lahko jih tudi takoj označimo z barvnimi oznakami ali nalepkami. Naj dodam, da uporabljam predvsem poštni program G-mail, v drugih poštnih programih imam še nekaj računov.

Kako drugi delajo z e-pošto

Nekoč sem si ogledal video o delu z nabiralnikom, kjer je avtor pokazal, kako je v nekaj minutah slavno opravil z dvesto pismi. Seveda me je mamljiv naslov prepričal, kako je to mogoče storiti, saj na to vprašanje nisem poznal učinkovitega odgovora. Izkazalo se je, da njegovo načelo delovanja temelji na brisanju črk in puščanju pomembnih in potrebnih v mapi Prejeto. Presenečen! Torej lahko vsak. Hitro sem prišel do zaključka: ta tehnika mi ne ustreza.

Režemo v živo

Strinjam se, da je levji delež pisem poštni seznami, ki jih potrebujemo, in skladišče informacij. In ko nam svetujejo, da se od mnogih od njih odjavimo, bodite iskreni – kdo je dvignil roko, da se odjavi od njegove izbire? Ker smo ga izbrali, pomeni, da ga potrebujemo in je pomembno. Svetoval pa vam bom tudi, da se odjavite s tistih mailing seznamov, ki so za vas danes manj pomembni. Kot da bi pospravil svojo garderobo - in škoda jo je zavreči, pa je že dolgo nisem nosila ...

Prepričajte se, da v skrajnem primeru veste, kje se to glasilo nahaja, in če je potrebno, lahko vedno poiščete informacije ali se znova naročite.

Imena map jemljite resno. Tukaj je nemogoče svetovati vsem naenkrat - veliko je odvisno od individualnosti osebe. Vem, da marsikdo raje shrani morebitna poštna sporočila, pisma, povezana s prodajnimi temami, v mapo, imenovano Prodaja. Tudi ta možnost deluje. Moje mape imajo lahko ime in priimek osebe, od katere prihajajo pisma, tudi na temo prodaje in na ime poštnih seznamov. To pomeni, da tema Prodaja v moji pošti ne ustreza eni mapi, ampak več. Dobro sem seznanjen z njimi. Osebna znamka avtorja mi je pomembna.

Strukturirajte odhodno e-pošto

Tudi strukturiranje odhodne e-pošte je enostavno. Dodelite jim oznake ali oznake, da jih boste hitreje našli ob pravem času. Ustvarite mape za najpomembnejše in uporabite move. Na primer, med svojim delom na več projektih hkrati sem moral strankam pošiljati podobna pisma in voditi korespondenco. Ko sem ustvaril mapo z imenom projekta, sem po pošiljanju pisma vanjo premaknil potrebne črke.

Pri začetnem razčlenjevanju pošte skušam prebrskati črke in ugotoviti, v katero kategorijo jih je treba premakniti. Delim jih tudi glede na stopnjo pomembnosti in nujnosti: nujno – nepomembno; nujno - pomembno; nenujno - nepomembno: nenujno - pomembno. Pomembna pisma, ki zahtevajo odgovor od mene ali kakšno delo danes, pustim v mapi Prejeto, po končanem delu jih premaknem v ustrezno mapo.

Če razumem, da bo tema pisma zame pomembna v bližnji prihodnosti, si dovolim, da sporočilo premaknem v neprebrano mapo. Ob pravem času ga bodo roke zagotovo dosegle.

Opozarjam vas na dejstvo, da so se vse zgornje metode rodile ne v enem dnevu in niti v dveh. Že danes mnoga podjetja razmišljajo o razvoju in izvajanju pravil za delo z e-pošto. Učinkovito upravljanje in organizacija časa bosta postali bistveni lastnosti pri delu vseh podjetij.

Če ne upravljate s svojo pošto, bo ta kmalu upravljala z vami, kar bo povzročilo nepotreben stres. Razvijte svoje e-poštna pravila.

Z uporabo in uporabo teh pravil boste postali učinkoviti v svojem poslovnem življenju. Prijatelji, veliko sreče pri vašem poslu! Bodite učinkoviti in ne pozabite. Kot vedno, cenim vaše komentarje in retweete ter osebne nasvete.

Ljudje v sodobnem svetu vse več časa preživijo na internetu – iščejo in iščejo delo, berejo novice, komunicirajo na družbenih omrežjih, preverjajo vreme, kupujejo, prodajajo, služijo denar, varčujejo, sklepajo prijatelje, gledajo filme, poslušajo glasbo in pogosto le poležavanje. Danes je težko najti osebo, ki ne ve, kaj je iskalnik, spletni način, ICQ, blogi, kako uporabljati e-pošto. A še vedno obstajajo in to besedilo je namenjeno njim.

V običajnem pomenu je pošta izmenjava pisem in paketov. Moč človeške misli doslej še ni dosegla ravni pošiljanja paketov po e-pošti, a morda se bo to uresničilo v bližnji prihodnosti. Kljub temu ima e-pošta številne prednosti.

1. V e-poštnem sporočilu lahko pošiljate ne samo sporočila v obliki besedila, temveč pismu priložite tudi datoteke: tabele, fotografije, risbe, videoposnetke, predstavitve itd. Pisma je mogoče izbrisati, posredovati drugim ljudem, shraniti, filtrirati.

2. E-pošta vam omogoča takojšnjo dostavo korespondence (informacij), s čimer prihranite veliko časa in truda.

3. Ni vam treba na pošto, saj lahko e-pošto uporabljate brez odhoda od doma, če imate internet in računalnik.

4. Dobičkonosnost - za vsako črko ni treba plačati, ne glede na količino informacij v njej. Dovolj je, da je internetna storitev ponudniku plačana pravočasno.

5. Učinkovitost – lahko preverite svojo pošto in odgovorite na pismo tudi z mobilnega telefona z dostopom do interneta.

Torej, odgovorimo na vprašanje: "Kako uporabljati e-pošto"?

Najprej morate iti na spletno mesto določenega iskalnega ali poštnega sistema, na primer "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru" in tako naprej.

Poskusimo uporabiti primer za zagon pošte v Googlu. Na vrhu strani poiščite in kliknite »Pošta«, pojavilo se bo novo okno za vnos pošte in vašega računa. Ker še nimate Googlove pošte, pritisnite rdeči gumb v zgornjem desnem kotu – »Ustvari račun«. Nato se izpolnijo osebni podatki - ime, priimek, uporabniško ime, geslo, spol, datum rojstva, mobilni telefon, nadomestni poštni naslov. ustvarite ga sami, mora biti edinstven (če že obstaja uporabnik s takšno prijavo, vas bo sistem opozoril in zahteval, da vnesete drugo ime), sestavljen iz latiničnih črk, dolžina imena je od 6 do 30 znakov. Upoštevajte, da če boste poslovno korespondenco vodili po e-pošti, se morate omisliti in izbrati bolj diskretne prijave.

Nato morate vnesti geslo za pošto. Biti mora dovolj zanesljiv, po možnosti vsebovati velike črke ter simbole in številke ter dolg najmanj 8 znakov. Ponovno vnesite geslo, da ga potrdite.

Na tej strani morate vnesti datum rojstva, da lahko dostopate do gradiva, ki ustreza vaši starosti. Dejstvo je, da vam Google račun omogoča dostop do storitev, kot so Gmail (pošta), YouTube (video portal) in Google+ (družabno omrežje). Račun lahko nastavite tako, da nihče ne vidi vaše starosti.

Spol in številka mobilnega telefona se izpolnita po presoji uporabnika.

Če želite registrirati pošto, morate samo dokazati, da ste resnična oseba (in ne robot), in na tipkovnici vnesite označene latinične črke. Če so znaki težko berljivi, lahko kliknete na znak "Avdio", sistem vam jih bo narekoval. Če tega ne želite, prosimo navedite svojo številko mobilnega telefona. Na vaš telefon bo poslana potrditvena koda v obliki SMS-a, vnesti jo boste morali v polje »Potrdi račun«.

Torej, imate svoj e-poštni predal, lahko pošiljate in prejemate pisma. Kako napisati pismo? Najdemo gumb "Napiši pismo", v oknu, ki se prikaže v polju "Za", napišemo naslov prejemnika. Če želite, da nekdo drug prejme kopijo pisma, vnesite drug e-poštni naslov v polje »Kopija«. Polje »Zadeva« lahko pustite prazno, če pa določite zadevo in bistvo pisma, bo za prejemnika bolj priročno. V pismo lahko napišete besedilo, ga formatirate, uporabite gumb »Priloži« ali ikono »Sponka«, da priložite datoteke, vstavite povezave, fotografije, slike, shranite osnutek pisma. Preden kliknete gumb za pošiljanje, lahko preverite črkovanje. Če želite natančno vedeti, ali ga je naslovnik prejel in prebral, potrdite polje »Obvesti o branju«.

Prejeto e-pošto je lažje brati – samo klikniti morate novo e-pošto (običajno krepko). Če ne želite več prejemati e-pošte določenega avtorja, lahko eno od njih označite kot vsiljeno pošto. Nadalje bodo vsa pisma s tega naslova samodejno poslana v mapo z vsiljeno pošto. Torej, zdaj imate idejo, kako uporabljati e-pošto, lahko se dopisujete s poslovnimi partnerji in prijatelji, se registrirate na družbenih omrežjih, kupujete prek interneta in še veliko, veliko več.

Napaka večine ljudi je, da podcenjujejo pomen gradnje e-poštnega sistema. Eden od načinov je razmišljanje o e-pošti kot nizu korakov.

1 - Dostop do e-pošte
2 - Stranka pisem
3 - Preverjanje dohodne pošte
4 - Odstranitev
5 - Izvedba
6 - Skladiščenje

1. DOSTOP DO E-POŠTE

Prvi korak je, da načrtujete, kdaj boste vsak dan preverjali svojo e-pošto. Običajno je za večino ljudi dovolj preverjanje e-pošte štirikrat na dan:

1. Prva stvar zjutraj. Večina ljudi začne svoj delovni dan tako, da preveri svojo e-pošto in se prepriča, da niso zamudili ničesar nujnega.

2. Pred odmorom za kosilo. Čas kosila je povsem naraven premor v vaših poslovnih dejavnostih; da bo ta čas bolj produktiven, lahko preverite svojo e-pošto.

3. Sredi popoldneva. To je še ena naravna pavza, ko si morate vzeti odmor ali nameravate oditi na poslovni sestanek.

4. Konec delovnega dne. Če pred odhodom na delovno mesto čim bolj izpraznite mapo »Prejeto«, boste naslednje jutro takoj šli na ogled novih sporočil. Če poskrbite, da v zadnjem trenutku ni nobenih nujnih zadev, ki ste jih pustili brez nadzora, to zagotavlja bolj sproščen večer za vas in vaše sodelavce.

Za večino ljudi je najboljša možnost, ki najmanj moti njihov potek dela, preverjanje e-pošte štirikrat na dan in za vsako »sejo« e-pošte nameniti največ 15 minut.

2. ZABAVA PISMO

Pomembno je razumeti, da e-pošto obdelujete štirikrat na dan. To ne pomeni, da morate takoj odgovoriti na vsa sporočila, ki zahtevajo odgovor, ali napisati vsa e-poštna sporočila, ki ste jih nameravali poslati v 15 minutah. Sprejeti morate dejstvo, da vaš nabiralnik ni nič drugega kot serija pisem, ki čakajo, da jih uredite.

3. PREVERJANJE VHODNE DOPISKE

Naslednji korak je preverjanje vseh sporočil, kar pa ne pomeni, da morate prebrati vsako. Pogosto se lahko odločitev o e-poštnem sporočilu sprejme na podlagi njegove teme ali prvih nekaj vrstic. Pomemben del naše korespondence sestavljajo poštni seznami in glasila. Če ste industrijski analitik, morda glasilo -
najpomembnejši dokument za vas in ga vsak dan pozorno preučujete. Za druge pa to ne drži in je mogoče hitro ugotoviti, ali je to glasilo za nas pomembno ali koristno. Vsa e-poštna sporočila ne zahtevajo odgovora: to so na primer tista pisma, pri katerih ste navedeni v kopiji, ali pa zadeva sporočila namiguje, da morate te podatke le prebrati.

4. IZBRIŠI

Če je vaš glavni cilj sprostitev mape »Prejeto«, je eden najlažjih načinov, da to dosežete, brisanje sporočil. Če po branju glasila ugotovite, da so te informacije za vas neuporabne, se odjavite od teh novic. Ne bo vam žal in ne bo vam treba porabiti več časa za njegovo obdelavo. Izbrišite vsa sporočila, ki od vas ne zahtevajo nadaljnjega ukrepanja.

Če nenadoma brišete vsa sporočila, ki prihajajo z določenega naslova, razmislite, zakaj se to dogaja.

5. DELOVANJE

Tako kot pri delu s papirnatimi dokumenti je zaželeno, da se ne vračate več k prebranim črkam.

Če vam vzame le nekaj minut, da odgovorite ali posredujete sporočilo, to storite takoj. Čim prej odgovorite na sporočila, ki potrjujejo ali določajo čas sestanka, zahtevajo podatke o vaših kontaktih, vsebujejo nekaj vprašanj ali zahtev, razen če vam bo to seveda vzelo veliko časa.

Če razumete, da potrebujete dodatne informacije, sodelovanje drugih ljudi ali čas za razmišljanje, potem na takšno pismo ne boste mogli odgovoriti takoj. Kasneje boste morali nekaj ukrepati: morda se odločite, ali bi res morali odgovoriti na to pismo in nekaj narediti. Če ne, lahko takoj pošljete pismo pravi osebi. Preden prenesete nalogo, lahko traja nekaj časa, da ugotovite, kdo
mora biti odgovorna oseba. Če pismo zahteva, da ukrepate, shranite le pomemben del informacij in izbrišite samo pismo. Naj bo vaš nabiralnik brez takšnih sporočil in shranite potrebne informacije, na primer v sistem za spremljanje dela na vaših projektih, v koledar ali sistem načrtovanja, da boste prepričani, da boste to storili. To je tisto, kar je izvršitev – zagotovilo, da bo storjeno vse, kar je treba narediti.

6. SKLADIŠČENJE

Če e-pošte ni mogoče izbrisati (ali se nanjo odzvati in nato izbrisati), jo je treba shraniti.

Glavni razlog, zakaj boste to morda potrebovali, je, ker se boste morali v prihodnosti sklicevati na ta dokument (na primer, informacije o nečem, sprejeta odločitev, navodilo, poročilo o napredku itd.). Če nenadoma nimate dokumenta, na katerega bi se lahko sklicevali, bo to imelo za vas negativne posledice.

Ne obstaja en sam pravilen način za shranjevanje e-poštnih sporočil. Izmisliti morate sistem, ki deluje za vas osebno.

Ena od možnosti je sistem podmap v mapi Prejeto. Podmape lahko razvrstite po temi, kategoriji, odjemalcu ali projektu, odvisno od vrste sporočil, ki jih običajno prejemate. Mnogi ljudje ustvarijo ločeno mapo z imenom »Obdelana pisma«, kamor shranijo vsa sporočila, ki so jih preverili, in sporočila, ki zahtevajo nadaljnje ukrepanje.

Ne glede na to, kateri sistem za shranjevanje e-pošte izberete, ne pozabite, da je edino mesto, kamor ga ne bi smeli shraniti, v vaš nabiralnik. Ne pozabite tudi, da vam delo z e-pošto ne sme vzeti 24 ur na dan, sedem dni v tednu. Če boste vaš nabiralnik organizirali ob vnaprej določenem času, boste prihranili ure na teden, zmanjšali stres, ki ga čutite, da nekaj zamudite, in povečali vašo učinkovitost pri soočanju s tem, kar je resnično pomembno. To so preprosta načela, ki si jih je enostavno zapomniti.

Internet danes ponuja toliko zanimivih stvari in trudimo se, da ne izgubimo informacij - naročamo se na različne poštne sezname, dopisujemo se s prijatelji in sklepamo nova poznanstva, uporabljamo pošto v poslovnem dopisovanju.

Kako pravilno organizirati svojo e-pošto? To vprašanje skrbi marsikoga.

V poslovnem dopisovanju z uporabo elektronske pošte obstajajo pravila. Med njegovo uporabo se je pojavilo nekaj razvoja glede pravil dela in elektronske pošte. To je postalo potrebno, da bi bili na tekočem z dogajanjem, da ne bi izgubili dohodnih informacij in se nanje pravočasno odzvali. Mislim, da bo poznavanje dela s svojo e-pošto marsikomu koristno.

Kako organizirati delo e-pošte?

♦ Preverite svojo pošto ob pravem času

E-pošta običajno ni prenos nujnih informacij, uporablja se za nenujne zadeve.

V njeni pisarni so telefoni za nujne informacije se lahko dostavi osebno. Če torej ni vnaprej dogovorjeno, da boste zdaj prejeli pomembno pismo po pošti, potem ne preverjajte svoje pošte nenehno. Samo zaprite program na računalniku med trajanjem glavnega dela, tako da na zavihku brskalnika ali v pojavnem oknu ne vidite nenehno prihajajočih črk. Ne bo odvrnilo pozornosti od pomembnih zadev.

In, nenavadno, bo pošta urejena v krajšem času, saj se bomo z njo ukvarjali namensko, pri čemer si bomo namenili poseben čas zjutraj in zvečer, po možnosti le enkrat na dan. Odvisno od okoliščin in vrste vaše dejavnosti.

Vse to seveda ne velja za tiste, katerih naloga je odgovarjanje na e-pošto, na primer v službi za pomoč uporabnikom.

♦ Vsak večer izpraznite svojo mapo »Prejeto«.

Mapa Prejeto je mesto, kjer se zbirajo vsi vhodni podatki, ki se jih morate naučiti hitro razvrščati.

Za razvrščanje črk po temi potrebujemo dodatno ustvarite nekaj pomembnih map. Na primer, "Odgovori", "Osebno", "Delo", "Zanimivo", "Pomembno" in "Osebno".

Ustvarite podmape za vsako mapo. Mapa »Osebno« lahko vsebuje korespondenco z ljudmi, ki so vam pomembni. Na primer, v tej mapi ustvarimo podmapo "Ivanov I.I." in določite pravilo (filter) v nabiralniku, da vsa pisma Ivanova I.I. bo takoj poslana v to mapo. Ni vam treba skrbeti, da boste zamudili to črko, saj bo v meniju poleg imena mape prikazana ikona, da je v tej mapi neprebrana črka.

To počnemo z vsemi črkami, ki so nam pomembne.

♦ E-pošto očistimo neželene pošte

Pri razvrščanju pisem je potrebno označiti neželena sporočila in tista, na katera niste naročeni kot vsiljeno pošto.

Poštni program ima funkcijo filtra neželene pošte. Takšnih pisem si lahko zapomni in ko ga ta avtor znova pošlje, bo pismo takoj prešlo v mapo z vsiljeno pošto.

Če te mape niste počistili sami, se po 30 dneh vsa e-poštna sporočila samodejno izbrišejo iz mape z vsiljeno pošto in vam za to ni treba skrbeti.

Nikoli ne odgovarjajte na neželena e-poštna sporočila, ker lahko prevaranti uporabljajo vašo e-pošto.

Z upoštevanjem pravil za delo z e-pošto bo vaš delovni dan učinkovitejši – manj časa boste porabili za razvrščanje, odgovarjanje in pisanje pisem. Tukaj je nekaj posebnih nasvetov:

Pravila e-pošte

• Nastavite določen čas za delo z e-pošto. Ko končate, izklopite poštni predal.
• Raziščite funkcije in nastavitve nabiralnika. To vam bo pomagalo hitro krmariti pri delu s črkami.
• Uporabite svojo mapo »Prejeto« kot mesto za zbiranje informacij za razvrščanje. Hkrati uporabite oznake za označevanje črk. Vsak večer naj bo ta mapa prazna.
• Nastavite filtre v svojem nabiralniku, da razvrstite pomembna e-poštna sporočila v mape z zadevo
• Občasno očistite (odjavite se) poštni seznam tistih, ki niso zanimivi in ​​niso relevantni. Če želite to narediti, na koledarju nastavite urnik. Na primer enkrat na četrtletje. Pogosteje kot to počnete, manj časa bo to čiščenje trajalo.
• Vsak dan razvrščajte e-pošto v mapi »Prejeto« in odgovorite na e-pošto čim prej.
• Pripravite vnaprej izdelane predloge za odgovore na pisma. V svoje odgovore vključite predlogo za pozdrav in podpis. To bo prihranilo veliko časa pri pisanju odgovorov na e-pošto.
• Poskusite biti čim krajši. Pismu priložite dodatne informacije kot ločeno datoteko.
• Datoteke, priložene e-pošti, vedno preverite s protivirusnim programom.
• Upoštevajte pravilo: "ena črka - ena tema." To prejemniku olajša delo s črkami.
• Če vam isto vprašanje prihaja od različnih ljudi, je smiselno, da odgovorite javno na svojem blogu ali spletni strani in v pismu navedete povezavo do tega članka. Tako prihranite čas pri pisanju odgovora in zainteresiranim stranem posredujete popolne informacije.
• Ne pozabite na pravilo: manj ko pišete, manj črk prejmete.
• Hranite arhiv poslanih e-poštnih sporočil.
• Gesla za račun, v katerem se nahaja vaša pošta, ne posredujte tretjim osebam.
• Če želite izvedeti več informacij o črki, uporabite funkcijo Letter Properties. Če želite to narediti, kliknite na desni gumb miške v načinu branja pisma.

Ali boste ta pravila uporabili ali ne, je odvisno od vas. Toda pri organizaciji dela z poštnim nabiralnikom se morate spomniti, da bi morali mi upravljati korespondenco in ne ona nas. E-pošta naj bi nam olajšala življenje, ne pa bolj zasedeno.

1:505

E-pošto uporablja milijone ljudi – priročno je, hitro in cenovno ugodno.

Za pošiljanje e-pošte potrebujete računalnik, internet, e-poštni predal. Če želite registrirati nabiralnik, morate iti na katero koli poštno storitev (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com itd.) in izpolniti predloženi obrazec.

1:1085 1:1095

Torej ste začeli pošiljati pošto in zdaj morate nekomu pisati. Kako poslati e-pošto?

1:1294

2:1799

Razmislite o postopku pošiljanja e-pošte na primeru storitve Mail.ru. Po registraciji poštnega predala boste preusmerjeni na stran, kjer bodo na voljo mape »Prejeto«, »Odhodno« itd.
Poiščite gumb "Napiši" in kliknite nanj.
Videli boste obliko pisma ter polji "Za" in "Zadeva".
V polje »Za« vnesite e-poštni naslov prejemnika, na primer Če morate e-pošto poslati več prejemnikom, vnesite naslove prejemnikov, ločene z vejicami. Da naslovov ne vnašate ročno, lahko uporabite funkcijo "Imenik", ki se nahaja v vrstici "Za". Kliknite na podčrtano besedo "Za" in videli boste seznam prejemnikov (če ste jih predhodno shranili v imenik nabiralnika). Postavite kljukico z želenim imenom ali imeni in kliknite »Dodaj izbrano«.
V največje polje napišite besedilo pisma. Spremenite lahko barvo besedila, velikost pisave, vstavite povezave ali čustvene simbole. Če želite to narediti, izberite besedilo in kliknite enega od gumbov, ki se nahajajo nad poljem za vnos sporočila.
Ko izpolnite vsa polja, kliknite na gumb "Pošlji".

2:2114

3:504

Po e-pošti lahko pošiljate ne samo pisma, temveč besedilne dokumente, zvočne in video datoteke, slike in fotografije.

3:747 3:757

Kako poslati fotografijo po e-pošti?

3:846

Vnesemo pošto, kliknemo zavihek "napiši", izpolnimo vrstici "Za" in "Zadeva".
V oknu, ki se odpre, izberite mapo s fotografijo, ki jo želite poslati. Vaše fotografije so na primer v mapi »Fotografije« na pogonu D. Kliknite zavihek »Moj računalnik«, dvokliknite zavihek »(D:) Lokalni disk« in nato 2-krat na mapo »Fotografije«.
Izberite želeno fotografijo in kliknite nanjo 1-krat.
Na dnu okna v vrstici "Ime datoteke" se prikaže ime izbrane datoteke.
Enkrat kliknemo na gumb "Shrani" in fotografija se začne nalagati na e-poštno stran.
Ko naložite datoteko (zelena kljukica pod datoteko bo pokazala, da je nalaganje končano), kliknite gumb »Pošlji«.

3:2248

4:504

Če želite fotografijo poslati po e-pošti, morate poznati velikost prejemnikovega nabiralnika. Če je prostor omejen, se prilagodite, t.j. zmanjšati velikost fotografije. Na dnu okna s fotografijami boste videli napis "Fotografija ne bo prilagojena za internetno urejanje". Kliknite na gumb "Spremeni". V oknu, ki se odpre, izberite funkcijo »Stisni velike fotografije« in kliknite »Uporabi«.

4:1201 4:1211

Kako poslati dokument po e-pošti

4:1307

E-pošta vam omogoča pošiljanje dokumentov v različnih formatih: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, preglednice Open Office, Microsoft Excel, PowerPoint predstavitve. Če želite dokument poslati po e-pošti, upoštevajte enaka pravila za pošiljanje fotografij.
Izpolnite vrstici "Za" in "Zadeva".
Kliknite na gumb "Priloži datoteko".
V oknu, ki se odpre, izberite želeni dokument in kliknite "Shrani".
Kliknemo na gumb "Pošlji".

4:2112

5:504

Če želite izbrisati priloženi dokument, kliknite na rdeči križ, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu datoteke.

5:732 5:742

E-poštna etika – kako pravilno pošiljati e-pošto

5:895

Pravila e-pošte ali »bontona« so prav tako pomembna kot pravila telefonskega pogovora ali osebnega srečanja. Pravilno pošiljanje e-pošte je enostavno, če poznate nekaj preprostih pravil.
Vedno pošljite e-pošto z izpolnjeno zadevo. Prisotnost tega stolpca bo naslovniku pomagala določiti pomen sporočila in olajšala delo z elektronsko korespondenco.
Bodi prijazen. Zapomnite si besede dobrodošlice in hvaležnosti.
Upoštevajte pravila slovnice in ločil. Obilico napak lahko zamenjamo za vašo nesposobnost in nespoštovanje naslovnika.
Velike črke uporabljajte le, kadar je to potrebno. V elektronskem bontonu se besedilo, natisnjeno z velikimi tiskanimi črkami, dojema kot kričanje.
Napišite majhna sporočila, ki so logična po strukturi. Besedilo razdelite na odstavke, uporabite kratke stavke. Če informacij ni mogoče skrajšati, jih oblikujte kot prilogo.
Ko odgovarjate na pismo, citirajte odlomke iz izvirnega sporočila. Tako si prejemnik lažje zapomni, kaj je bilo rečeno.
Ne pošiljajte po e-pošti zaupnih podatkov, številk kreditnih kartic. Varnost informacij je najpomembnejša.
V poslovnih pismih ne uporabljajte emotikonov, svetlih ozadij in barvnih pisav.
Na koncu pisma postavite podpis (4-7 vrstic). Prejemniku bo pomagal identificirati pošiljatelja pisma in mu zagotovil dodatne informacije (telefon, faks).
Ko napišete pismo, ga preberite in se postavite na mesto prejemnika.

5:3514 5:12

Kako poslati fotografijo po e-pošti

5:103

5:111 5:121

Kako ekstrahirati priloženo datoteko iz e-pošte

5:241