Настройки, папки - създаване, редактиране и изтриване

Настройки, филтри - автоматично разпределение на писма в папки и защита от спам

Добавяне на пощенска кутия - получавайте писма от други пощенски кутии по пощата

Когато влезете в пощенската услуга, веднага се отваря страницата с входящи писма. Най-вероятно ще бъдат приветствани и благодарствени писма от администрацията на сайта. За да отворите писмо, просто кликнете върху него с левия бутон на мишката. Всички непрочетени съобщения са маркирани със син кръг, прочетени със светлосив.

Броят на непрочетените писма е посочен до думата „входяща кутия“, в горната част на етикета на страницата и във всички проекти, свързани с пощенската услуга (посочени в горната част на страницата), например „моят свят“, „ съученици“ и др.

Като щракнете върху тези кръгове, можете да маркирате непрочетените съобщения като прочетени и обратно.
От лявата страна на писмата можете да поставите отметка в квадратчето, за да можете да приложите едно действие към няколко писма наведнъж, например изтриване, изпращане в спам и други подобни.

Цветната икона обикновено се задава от самата услуга, цветът се избира на случаен принцип и се използва първата буква от името или имейл адреса. Подателят е изписан до иконата - това са или името и фамилията, а ако не са посочени, то само имейл адреса. Следва отметката, като щракнете върху нея, тя променя цвета си от сиво в червено, за да не забравя важни съобщения. Вдясно от раздела е текстът на заглавката на писмото, ако няма заглавие, ще бъде указано, че писмото няма тема. И в най-дясната част часът или датата на получаване на писмото.

Изпратени писма или изходящи. Външният вид на писмото е същият като при входящите писма.
Черновите са писма, написани, но не изпратени.
Спамът е непоискан имейл, обикновено от рекламен характер. Ако изпратите писмо до спам, тогава всички следващи писма от този автор също ще попаднат в спам, заобикаляйки страницата с непрочетени писма.
Кошчето е страница с изтрити съобщения.

При по-нататъшно използване входящите писма ще се попълват. На страницата могат да се поберат до 25 букви, ако има повече букви, ще се появи преход към други страници. За да отидете на старо съобщение на друга страница, трябва да намерите връзка под съобщенията, за да отидете на други страници и да изберете тази, от която се нуждаете.

Възможно е да отидете на страница 5 наведнъж, ако има много букви, ще трябва да прескачате на всеки две страници, докато се появи правилната. Когато натиснете стрелката, се зарежда следващата или предишната страница, в зависимост от посоката на превъртане.

Не губете.Абонирайте се и получете връзка към статията в имейла си.

Имейлът остава един от основните инструменти за бизнес (и не само) комуникация в дигиталната ера. И тъй като работата с него може да заеме значителна част от работния ден, е много важно да го организирате ефективно. Как да го направя? Възползвайте се от следните универсални съвети, полирайте ги, за да отговарят на вашите задачи и увеличете производителността си.

Разгледайте функционалността

Повечето съвременни мейлери имат доста гъвкави и подробни настройки, които ви позволяват да надхвърлите обичайното изпращане / получаване на писма. За да бъдем по-точни, те помагат да се направи използването много по-удобно и значително да се разшири функционалността. Например, в настройките на Gmail има опция за активиране на бързи клавиши, което опростява работата и спестява време. Но мнозина не ги използват, често поради незнание. Следователно оптимизирането на работата с електронната поща трябва да започне със запознаване с функционалността на услугата.

Режим и честота на работа

Създайте персонализирана рутина за изпращане по пощата и я следвайте. По-добре е да направите това сутрин (а също и преди края на работния ден), но трябва да започнете не с проверка на писма, а с изпълнение на някаква приоритетна задача или. Времето за четене и изпращане на имейл трябва да бъде ограничено и се опитайте да се придържате към тези ограничения. След приключване - затворете клиента и не се връщайте към него, като проверявате за нови входящи. Когато работите с поща, правете само това, не се разсейвайте от други задачи. Също така не забравяйте, че сърфирането на връзки от електронна поща може лесно да превърне обработката във времеви капан. Поради това често се препоръчва използването на специални пощенски клиенти (например Outlook) при работа с поща.

Използвайте различна поща

По-добре е да имате няколко имейл акаунта за различни цели. Използвайте няколко адреса за работа и лична кореспонденция, за регистрация в сайтове и абониране за пощенски списъци с материали, които ви интересуват. Това е правилно от гледна точка на цифровата сигурност и ще се превърне в основен филтър за писма, който ще ви позволи да се съсредоточите върху правилната кореспонденция при работа.

Тук също е важно, че можете да обработвате поща от различни адреси в една услуга, без да превключвате между различни пощенски програми. Например, Gmail има възможност да настрои препращане от други пощенски кутии. Задайте им подходящи етикети и обработете в определеното време за всеки.

Оптимизирайте изживяването си с имейл

Ето конкретните стъпки:

1. Филтрирайте имейли, като създадете различни папки. Разделете входящата си кутия в папки в зависимост от целите и задачите, пред които сте изправени, както и необходимите действия. Обработете незабавно тези писма, отговорът на които ще ви отнеме не повече от няколко минути. Запазете специална папка за писма, на които трябва да се отговори по-късно и разработете график за работа с нея.
2. Използвайте шаблони.Подписът с данни за контакт може да се конфигурира от функционалността на самата пощенска кутия. Ако изпращате много от същия тип съобщения, напишете шаблони за тях и просто ги копирайте в бъдеще. Има и програми, които ви позволяват да създавате и използвате фрагменти при по-нататъшна работа на компютър - специални съкращения и съкращения, чрез въвеждане на които получавате предварително присвоения им текст. Те също така спестяват време и увеличават удобството.
3. Маркирайте важни имейли с подходящи маркери.Това ще улесни навигацията и ще направи работата по-структурирана.
4. Приложете правилото на 5-те изречения. Когато отговаряте и пишете писма, бъдете възможно най-кратки и ясни. Ако е възможно, опитайте се да останете в рамките на 5 изречения.
5. Използвайте бързи клавиши. Връщаме се към точка номер 1. С помощта на клавишни комбинации няма нужда да се разсейвате от управлението на мишката. Запомнете ги и в глобална перспектива ще спестите значително време.
6. Изтрийте и архивирайте. Повечето потребители на имейли оставят имейла във входящата си поща, след като го прочетат. Но за тези, които работят с огромно количество входяща кореспонденция, този подход няма да бъде напълно ефективен. По-добре е да използвате правилото "1 имейл = 1 действие". Това означава, че след като прочетете писмото, трябва да отговорите съответно на него – отговор и архивиране, изтриване, преместване в подходяща папка и отговор по-късно и т.н.
7. Използвайте търсенето. Пощенските услуги имат отлично вградено търсене, благодарение на което можете лесно да намерите писмото, което ви интересува, по критерии като подател, тема, съдържание, маркиране, прикачени файлове. Това е много по-лесно от ръчното търсене на необходимия имейл.
8. Не използвайте мобилни версии и известия. Излишно не инсталирайте приложения за сигнали и пощенски услуги на вашия смартфон. Не си струва отново, ако работата с поща не е един от основните инструменти за вас, не е масивна и не изисква незабавен отговор. Да, и писането от телефонна клавиатура е по-малко удобно.

Използвайте органайзери

Когато работите с поща, поддържайте седмичен/Google Календар/Списък със задачи или друг подобен софтуер готов и с писма в тях. По този начин е по-добре да се обработва кореспонденция с поставяне на задачи, както и съдържаща информация за срещи и събития. В резултат на това няма да забравите нищо, ще получите известие в точния момент и освен това ще се спестите от необходимостта да се върнете към повторно четене.

Разработете правила за имейл с колеги

Когато си кореспондирате, избягвайте ненужния бюрократичен шум. Ако имате въпрос и лицето, към което е адресирано, е в съседния офис, влезте и проверете лично отговора. Или се обади. Като цяло е по-добре винаги да определяте кръга от проблеми, които изискват изпращане на поща. В други случаи е по-добре да не злоупотребявате с възможността, особено в незначителни случаи. Това ще спести време и усилия за вас и тези, с които работите.

Електронната поща (E-mail - съкратено от електронна поща) е удобно и бързо средство за комуникация с други хора. Имейлът може да се използва за различни цели.

• - Изпращане и получаване на съобщения. Имейл съобщение може да бъде изпратено до всеки, стига да има имейл адрес. Съобщението се доставя до входящата поща на получателя за няколко секунди или минути, независимо дали живее наблизо или на другия край на света. Можете да получавате съобщения от всеки, който знае вашия имейл адрес, и след като прочетете писмата, да пишете отговори.
• - Изпращане и получаване на файлове. В допълнение към обикновените текстови съобщения, почти всички типове файлове могат да се изпращат с електронна поща, включително документи, снимки и музика. Файл, изпратен с имейл съобщение, се нарича прикачен файл.
• - Изпращане на съобщения до групи хора. Едно имейл съобщение може да бъде изпратено до много хора наведнъж. Получателите могат да отговарят на цялата група, което позволява групови дискусии.
• - Препращане на съобщения. Можете да препратите получено имейл съобщение до други получатели, без да въвеждате повторно текста.

Електронната поща е по-удобна от телефонната комуникация и редовната кореспонденция. Можете да изпратите съобщение по всяко време на деня или нощта. Ако получателите не седят пред компютрите си и не са онлайн (не са свързани с интернет) в момента на изпращане на съобщението, те ще намерят съобщенията по-късно, когато проверят пощата си. Ако са свързани с интернет, можете да получите отговор от тях след няколко минути.

Изпращането на имейл също е безплатно. В сравнение с обикновената поща, не се изисква печат или такса и няма значение къде живее получателят. Трябва да плащате само за връзката с интернет, а понякога и за използваната програма за електронна поща.

Необходими са три неща за работа с електронна поща.

• 1 Интернет връзка. За да свържете компютъра си с интернет, първо трябва да се абонирате за доставчик на интернет услуги. Интернет доставчикът предоставя достъп до интернет, обикновено срещу месечна такса. Ще ви трябва и устройство, наречено модем.
• 2 Програма за електронна поща или уеб-базирани услуги за електронна поща. Можете да изтеглите или закупите програма за електронна поща от Microsoft или друг доставчик. Програмите за електронна поща често са по-мощни и по-бързи от уеб-базираните имейл услуги. Преди да настроите вашата програма за електронна поща, ще трябва да получите определена информация от вашия интернет доставчик. Обикновено това е имейл адрес, парола, имена на сървъри за входяща и изходяща поща и някаква друга информация.

Ако не ви се иска да изтегляте или купувате програма за електронна поща, можете да се абонирате за уеб-базирана имейл услуга като Gmail, Windows Live Hotmail или Yahoo! поща. Тези услуги ви позволяват да проверявате имейла си с помощта на уеб браузър от всеки компютър, свързан с интернет - дори ако компютърът е собственост на някой друг или е инсталиран на обществено място, като библиотека.

3 Имейл адрес. Можете да получите имейл адрес от вашия доставчик на интернет услуги или като се регистрирате в уеб-базирана имейл услуга. Имейл адресът се състои от потребителско име (истинското име е по избор, можете да използвате псевдоним), знак "@" и името на доставчика на услуги, например Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да активирате JavaScript, за да го видите

Като пример, разгледайте процеса на създаване и изпращане на имейл съобщения

Фигурата показва как да попълните полето за съобщения в повечето програми за електронна поща. Тези стъпки може да варират в зависимост от програмата за електронна поща или услугата за уеб поща, която използвате.

Ориз. 3.2.1

1. В полето До въведете имейл адреса на поне един получател. Ако има няколко получателя, отделете адресите с точка и запетая (;).

В полето копиеможете да въведете адресите на допълнителни получатели, които трябва да знаят за съобщението, но не е необходимо да отговарят на него. Те ще получат същото съобщение като получателите, посочени в полето На кого. Можете да оставите полето допълнителен адрес на получателя празно. Някои програми за електронна поща също предлагат попълване на полето Скрито копие, което ви позволява да изпращате съобщение до получателите, като същевременно скривате определени имена и имейл адреси от други получатели.

• 2. На полето Тематрябва да въведете темата на съобщението.
• 3. Въведете текста на вашето съобщение в голямото празно пространство.

За да прикачите файл към съобщение, щракнете върху бутона Прикачите файлбутона Добавяне на файл в лентата с инструменти под лентата с менюта. Намерете необходимия файл, изберете го и щракнете Отвори. Името на файла ще се появи в полето Присъединяванев заглавката на съобщението.

Ориз. 3.2.2

Създаването на съобщение завършено! За да изпратите съобщение, трябва да щракнете върху бутона изпрати. Писмото ще бъде изпратено по интернет до получателите.

Забележка

За да промените стила, шрифта, размера или цвета на текста, изберете текста и след това щракнете върху един от бутоните в лентата за форматиране над областта за въвеждане на съобщение.

Помислете за реда, в който се четат имейл съобщенията

Повечето уеб базирани програми за електронна поща и пощенски услуги използват папка Входяща кутия, където можете да четете получените съобщения. Може да се наложи да натиснете бутона, за да получавате нови съобщения. Изпращане/Получаванеили подобен. За да видите списък с получените имейли, щракнете входяща кутияв списъка Папкивашата програма за електронна поща. Имейл съобщенията трябва да се показват като списък със съобщения. Списъкът обикновено съдържа следните данни: подателят на съобщението, темата на съобщението и времето на получаването му.

Трябва да кликнете върху съобщението, което искате да прочетете в списъка. Съдържанието на съобщението може да се появи под списъка със съобщения в областта за преглед. В този случай щракнете двукратно върху съобщението в списъка, за да го прочетете в отделен прозорец.

Ориз. 3.2.3

За да отговорите на съобщение, натиснете бутона Отговор. управление на документи по електронна поща

Правила за етикет на имейл

Подобно на телефонните разговори и срещите лице в лице, кореспонденцията по електронната поща предполага определени правила на поведение. Тези правила се наричат ​​мрежов етикет или сетикет (комбинация от думите „мрежа“ и „етикет“). За ефективна комуникация следвайте тези указания.

• - Внимавайте с шегите и емоционалните прояви. Съобщенията по имейл не предават точно емоциите, така че получателят може да не разбере тона на съобщението. Саркастичният хумор е доста рискован, защото получателят може да тълкува думите буквално и да се обиди. Емотиконите могат да се използват за предаване на емоции.
• - Помислете преди да изпратите. Писането и изпращането на имейл съобщения е бързо и лесно, понякога твърде лесно. Внимавайте предварително да обмислите съобщението, опитайте се да не пишете, когато сте ядосани.
• - Поддържайте темата кратка и ясна. Изразете съдържанието на писмото с няколко думи в темата. Хората, които получават много имейли, могат да използват темата, когато избират имейл за четене.
• - Пиши накратко. Въпреки че имейл съобщението може да бъде произволно дълго, имейлът е предназначен за кратки съобщения. Много хора нямат време или търпение да прочетат повече от няколко параграфа.
• - Не пишете цялата буква с ГЛАВНИ БУКВИ. Много хора намират фразите, написани с главни букви, крещящи, досадни и обидни.
• - Бъдете внимателни с важна и поверителна информация. Всеки получател може да препрати полученото писмо на други хора, умишлено или случайно.

Освен това избягвайте правописни и граматически грешки в официалната или бизнес кореспонденция. Писмо с грешки създава впечатление за непрофесионализъм. Проверявайте съобщенията преди изпращане и използвайте проверки на правописа, ако вашата програма за електронна поща ги поддържа.

Понякога се появяват нежелани съобщения. Характеристиките на работата с тях са както следва:

Тъй като нежеланите реклами могат да идват чрез електронна поща, плакатите и каталозите вероятно ще трябва да се справят с получаването на нежелани съобщения (известни още като спам). Непоисканите съобщения може да съдържат реклама, оферти за измамни транзакции, порнография или оферти, които не противоречат на закона. Изпращането на спам е много евтино за рекламни услуги, така че хората често в крайна сметка получават много спам.

Много уеб базирани програми за електронна поща и пощенски услуги включват филтри за спам, известни също като филтри за спам. Те анализират съдържанието на изпратените съобщения и преместват подозрителни съобщения в папката за нежелана поща, позволявайки им да бъдат прегледани или изтрити по всяко време. Ако спам съобщението отиде във входящата кутия, без да бъде филтрирано, можете да посочите всички съобщения от този подател да се поставят автоматично в папката за нежелани съобщения в бъдеще.

За да избегнете получаването на нежелани съобщения, следвайте тези стъпки:

• - Бъдете внимателни, когато давате своя имейл адрес. Избягвайте да публикувате имейл адреса си в дискусионни групи, уебсайтове и други публични интернет ресурси.
• - Преди да въведете имейл адрес на уебсайт, проверете декларацията за поверителност за този уебсайт, за да се уверите, че не споделяте имейл адреса си с други компании.
• - Никога не отговаряйте на непоискани съобщения. Подателят ще провери дали имейл адресът е правилен и може да го продаде на други компании. И тогава потокът от нежелани съобщения вероятно ще се увеличи.

Напишете в това поле кратка и ясна информация, която отразява същността на писмото. Добавете думата спешно, ако трябва да я прочетете незабавно. Това ще ориентира събеседника за какво е писмото, а също така ще помогне в бъдеще бързо да намери писмото, което представлява интерес в архива.
Ако темата се е променила в резултат на кореспонденция, променете я в това поле.

2. Деактивирайте CapsLock
Не пишете тялото на буквата и темата с главни букви. Много хора смятат това за лоши обноски, тъй като изразява крещящ тон. Както и голям брой удивителни знаци в края на изречението.

3. Кратостта е сестрата на таланта
Опитайте се да не пишете дълги писма, формулирайте информацията ясно и кратко, това спестява време на адресата.

4. Прикачени файлове
Ако трябва да изпратите само файл, все пак трябва да напишете кратка информация в тялото на писмото. Например "Изпращане на инструкции за работа с електронна поща". Не оставяйте такива писма празни, от приложеното писмо не винаги става ясно за какво става въпрос.
Ако сте получили празно писмо с прикачен файл от неизвестен адрес, тогава не се препоръчва да го отваряте. Има голяма вероятност да е вирус.

5. Отговор или Отговор на всички

Обърнете внимание на тези два бутона, когато получите имейл. Целта им е различна! Подателят може да изпрати не лично писмо, а да направи групово изпращане. В същото време можете да видите всички получатели в копието на писмото. В този случай се появява бутонът „Отговор на всички“. Щракнете върху бутона „Отговор на всички“ в случай, че трябва да предадете информация на всички, които са в копието. Ако искате да отговорите само на подателя, тогава трябва да щракнете върху бутона „Отговор“.

6. Верига от писма
Когато отговаряте на писмо, не изтривайте оригинала. След като получи отговора ви без оригиналния текст, адресатът може вече да не помни какъв е въпросът и ще бъде принуден да търси изпратеното от него писмо.

7. Подписвайте писма
Не е просто добрите обноски да се пише "С уважение, ...". Обичайно е в подписа да се посочва пълното име, длъжност, име на организацията и телефонен номер за връзка. По този начин вие се идентифицирате уникално и, ако е необходимо, можете бързо да се свържете с вас.
В настройките за електронна поща можете да зададете автоматичен подпис, тези думи ще се добавят към всички нови писма автоматично.

7. Думата не е врабче, ще излети - няма да го хванеш
Преди да изпратите, прочетете отново писмото, опитайте се да не отговаряте веднага на емоционални писма, за да не съжалявате по-късно.
Не забравяйте, че вашето писмо може да бъде препратено случайно или нарочно, така че поверителна информация не трябва да се изпраща по имейл.

8. Разгледайте настройките си за имейл
След като прекарате време в изучаване на настройките на вашата поща, вие ще го запазите в бъдеще. Именно в настройките можете да зададете личен подпис, да настроите събирането на поща от други пощенски кутии, да създадете йерархия на папки, да добавите филтри и много други.

9. Обърнете внимание на сигурността на имейла

• Измислете сложна парола, не я записвайте на лист хартия до компютъра, променяйте я периодично.
• Когато осъществявате достъп до имейл от компютър на някой друг, не щракнете върху запомняне на паролата.
• Не забравяйте да излезете от имейл, когато работите на нечие друго устройство.
• Не отваряйте файлове, получени от непознати имейли.
• Проверете прикачените файлове за вируси.
• Изпращайте нежелани имейли в спам.

10. Емотикони
Не е обичайно да използвате емотикони в официални писма, но в кореспонденция с приятели можете да добавите емотикони, за да придадете емоция на писмото.
По-долу са най-популярните:

През последните няколко години един от най-ефективните ми инструменти беше имейлът. Отбелязвам, че този инструмент ще бъде ефективен само когато се научите да го управлявате и не позволявате на нещата да се развиват. Писах малко по-рано.

Като начало трябва ясно да разберем защо се нуждаем от имейл. Уикипедия предлага: за получаване, изпращане и препращане на имейл съобщения. Целта на имейла е да направи живота и работата на хората ефективни. Но в действителност не всичко е толкова просто.

Според статистиката, средно броят на съобщенията, получени от човек, е повече от 100 писма на ден. Това е огромно число. И продължава да расте, което води до факта, че човек вече не е в състояние да обработва качествено получената информация поради липса на време.

Именно този въпрос как се работи с електронната поща тревожи много хора. Изобилието от непроверена поща води до стрес и понижава производителността.

Вие също ли сте били в подобна ситуация? Тогава тази статия е за вас.

Най-ефективните и организирани хора самостоятелно изграждат собствена система за работа с поща, въз основа на собствения си опит, чрез проба и грешка.

Ако има повече или по-малко общи правила за бизнес кореспонденция в имейл, тогава по отношение на управлението на вашата работа с имейл всичко е малко по-сложно. Зависи от много фактори, като сферата на дейност, степента на бизнес активност и организация на човек, начин на живот и правене на бизнес и т.н.

Работа с електронна поща

И така, да започнем. Имам нужда от моите ефективни правила за електронна поща, за да:

• Увеличете ефективността си
• Бъдете винаги задължителен и коректен човек за вашите кореспонденти.
• Винаги знам как преработих пощата.
• Никога не губете входящи имейли.

Има няколко принципа за работа с поща:

1. Използвайте входящата си кутия като контролен списък и оставете необработени съобщения в нея.

2. Създайте отделни папки за всеки проект, категория. Това ще ви помогне бързо да намерите необходимата информация.

3. Активно използвайте използването на етикети, цветни знаци. Това ще направи сортирането на буквите забележимо за визуално възприятие.

4. Задълбочено проучете и познайте системата за настройки в пощенския акаунт. Това ще ви помогне да го управлявате ефективно.

5. Определете времето, което сте готови да отделите за работа с поща. Например 30 минути сутрин и 30 минути вечер. И нито минута повече.

6. Ако условията на работа позволяват, деактивирайте изскачащите известия за нови писма. Така ще бъдете по-малко разсеяни.

7. Отпишете се от неподходящи имейли.

8. през деня.

9. Запазете всички изпратени имейли. Винаги има нещо полезно. Днес намерих сканиране на паспорта си по този начин.

10. Умеете да идентифицирате признаците, по които ще обработвате и сортирате поща.

Технология за електронна поща

Имайки предвид първото правило, нашата цел при анализиране на поща е да оставим възможно най-малко писма във входящата кутия.

В същото време втората задача, не по-малко важна, е да се сортират всички букви по категории, специфика и важност. Можете да оставяте имейли във входящата си поща, които изискват да отговорите незабавно или бързо. Те могат също да бъдат незабавно маркирани с цветни знаци или етикети. Ще добавя, че използвам основно програмата за електронна поща G-mail, като имам няколко други акаунта в други програми за електронна поща.

Как другите работят с имейл

Веднъж гледах видео за работа с пощенска кутия, където авторът показа как се справя с двеста писма за няколко минути. Естествено, примамливото заглавие ме накара да видя как може да се направи това, тъй като не знаех ефективен отговор на този въпрос. Оказа се, че принципът му на действие се основава на изтриване на писма и оставяне на важни и необходими във Inbox. Изненадан! Така че всеки може. Бързо стигнах до заключението: тази техника не ме устройва.

Режем на живо

Съгласете се, че лъвският дял от писмата са пощенските списъци, от които се нуждаем, и склад за информация. И когато ни съветват да се отпишем от много от тях, бъдете честни – кой вдигна ръка да се отпише от избора си? Тъй като сме го избрали, това означава, че имаме нужда от него и е важно. Въпреки това ще ви посъветвам също да се отпишете от онези пощенски списъци, които днес са по-малко подходящи за вас. Това е като да си чистиш гардероба - и е жалко да го изхвърлиш, а не съм го носил отдавна...

Уверете се, че в краен случай знаете къде се намира този бюлетин и ако е необходимо, винаги можете да потърсите там информация или да се абонирате отново.

Вземете имената на папките си сериозно. Тук е невъзможно да се даде съвет за всички наведнъж - много зависи от индивидуалността на човека. Знам, че много хора предпочитат да поставят всякакви писма, писма, свързани с теми за продажби, в папка, наречена Продажби. Тази опция също работи. Моите папки могат да съдържат името и фамилията на лицето, от което идват писмата, включително по темата за продажбите, и в името на пощенските списъци. Тоест темата Продажби в моята поща съответства не на една папка, а на няколко. Аз съм добре запознат с тях. За мен е важна личната марка на автора.

Структурирайте изходящите имейли

Структурирането на изходящи имейли също е лесно. Задайте им етикети или етикети, за да могат да бъдат намерени в точното време по-бързо. Създайте папки за най-важните и използвайте move. Например, по време на работата ми по няколко проекта едновременно, трябваше да изпращам подобни писма до клиенти и да водя кореспонденция. След като създадох папка с името на проекта, след като изпратих писмото, преместих необходимите букви в него.

По време на първоначалния синтактичен анализ на пощата се опитвам да прегледам буквите и да определя в коя категория трябва да бъдат преместени. Разделям ги и според степента на важност и спешност: спешни - маловажни; спешен - важен; неспешен - маловажен: неспешен - важен. Оставям важни писма, които изискват отговор от мен или някаква работа днес в папката Inbox, след като работата е свършена я премествам в съответната папка.

Ако разбера, че темата на писмото ще бъде актуална за мен в близко бъдеще, тогава си позволявам да преместя съобщението в непрочетената папка. В точния момент ръцете със сигурност ще го достигнат.

Обръщам вниманието ви на факта, че всички горепосочени методи са родени не за един ден и дори не за два. Още днес много компании мислят за разработването и прилагането на правила за работа с електронна поща. Ефективното управление и организация на времето ще се превърнат в основни качества в работата за всички компании.

Ако не управлявате пощата си, тя скоро ще ви управлява, което ще доведе до ненужен стрес. Развийте своя правила за имейл.

С използването и прилагането на тези правила ще станете ефективни във вашия бизнес живот. Приятели, успех в бизнеса! Бъдете ефективни и не забравяйте. И както винаги, оценявам вашите коментари и ретуитове и личните ви съвети.

Хората в съвременния свят прекарват все повече време в интернет - търсят и намират работа, четат новини, общуват в социалните мрежи, проверяват времето, купуват, продават, печелят пари, спестяват, създават приятели, гледат филми, слушат музика и често просто излежаване. Днес е трудно да се намери човек, който да не знае какво е търсачка, онлайн режим, ICQ, блогове, как се използва електронната поща. Но те все още съществуват и този текст е предназначен за тях.

В обичайния смисъл пощата е размяната на писма и колети. Досега силата на човешката мисъл не е достигнала нивото да изпраща колети по имейл, но може би това ще се сбъдне в близко бъдеще. Въпреки това електронната поща има много предимства.

1. В имейл можете да изпращате не само съобщения под формата на текст, но и да прикачвате файлове към писмото: таблици, снимки, рисунки, видеоклипове, презентации и т.н. Писмата могат да бъдат изтривани, препращани на други хора, съхранявани, филтрирани.

2. Електронната поща ви позволява да доставяте кореспонденция (информация) незабавно, спестявайки много време и усилия.

3. Няма нужда да ходите до пощата, тъй като можете да използвате електронна поща, без да напускате дома си, ако имате интернет и компютър.

4. Доходност – няма нужда да плащате за всяка буква, независимо от количеството информация в нея. Достатъчно е интернет услугата да бъде заплатена на доставчика своевременно.

5. Ефективност – можете да проверите пощата си и да отговорите на писмо дори от мобилен телефон с достъп до Интернет.

И така, нека да отговорим на въпроса: "Как да използвам електронната поща"?

Първо трябва да отидете на сайта на определена система за търсене или поща, например "Yandex", "Google", "Rambler", "Mail.ru" и така нататък.

Нека опитаме да използваме пример за стартиране на поща в Google. В горната част на сайта намерете и щракнете върху "Поща", ще се появи нов прозорец за въвеждане на пощата и вашия акаунт. Тъй като все още нямате поща в Google, натиснете червения бутон в горния десен ъгъл – „Създаване на акаунт“. След това се попълват лични данни - име, фамилия, потребителско име, парола, пол, дата на раждане, мобилен телефон, алтернативен пощенски адрес. създайте го сами, той трябва да е уникален (ако вече има потребител с такова влизане, системата ще ви предупреди и ще ви помоли да въведете друго име), да се състои от латински букви, дължината на името е от 6 до 30 символи. Имайте предвид, че ако ще водите бизнес кореспонденция по електронна поща, тогава трябва да измислите и изберете по-дискретни входове.

След това трябва да въведете парола за пощата. Трябва да е достатъчно надежден, за предпочитане да съдържа главни букви и символи и цифри и да е с дължина най-малко 8 знака. Въведете паролата отново, за да я потвърдите.

Вашата дата на раждане трябва да бъде въведена в този сайт, за да имате достъп до материали, подходящи за вашата възраст. Факт е, че акаунт в Google ви позволява да имате достъп до услуги като Gmail (поща), YouTube (видео портал) и Google+ (социална мрежа). Можете да настроите акаунта си така, че никой да не вижда възрастта ви.

Полът, както и номерът на мобилния телефон се попълват по преценка на потребителя.

За да регистрирате поща, остава само да докажете, че сте истински човек (а не робот) и да въведете посочените латински букви на клавиатурата. Ако табелите са трудни за четене, можете да кликнете върху знака "Аудио", системата ще ви ги продиктува. Ако не желаете да правите това, моля, посочете номера на мобилния си телефон. На вашия телефон ще бъде изпратен код за потвърждение под формата на SMS, ще трябва да го въведете в полето "Потвърждаване на акаунта".

И така, имате своя собствена електронна кутия, можете да изпращате и получавате писма. Как да напиша писмо? Намираме бутона "Напишете писмо", в прозореца, който се появява в полето "До", напишете адреса на получателя. Ако искате някой друг да получи копие от писмото, въведете друг имейл адрес в полето „Копие“. Полето „Тема“ може да бъде оставено празно, но ако посочите темата и същността на писмото, ще бъде по-удобно за получателя. Можете да напишете текст в писмото, да го форматирате, да използвате бутона "Прикачване" или иконата "кламер", за да прикачите файлове, да вмъкнете връзки, снимки, снимки, да запазите чернова на писмото. Можете да проверите правописа, преди да щракнете върху бутона за изпращане. Ако искате да знаете точно дали адресатът го е получил и прочел, поставете отметка в квадратчето „Уведомяване за прочетено“.

По-лесно е да четете получените имейли - просто трябва да кликнете върху нов имейл (обикновено с удебелен шрифт). Ако вече не искате да получавате имейли от определен автор, можете да маркирате един от тях като спам. Освен това всички писма от този адрес автоматично ще бъдат изпращани в папката Спам. И така, сега имате представа как да използвате електронната поща, можете да си кореспондирате с бизнес партньори и приятели, да се регистрирате в социалните мрежи, да правите покупки през интернет и много, много повече.

Грешката, която повечето хора правят е, че подценяват важността на изграждането на имейл система. Един от начините е да мислите за имейла като поредица от стъпки.

1 - Достъп до имейл
2 - Парти писма
3 - Проверка на входящата поща
4 - Премахване
5 - Изпълнение
6 - Съхранение

1. ДОСТЪП ДО E-MAIL

Първата стъпка е да планирате в колко часа ще проверявате имейла си всеки ден. Обикновено проверката на имейл четири пъти на ден е достатъчна за повечето хора:

1. Първото нещо сутрин. Повечето хора започват работния си ден, като проверяват имейла си, за да се уверят, че не са пропуснали нещо спешно.

2. Преди обедната почивка. Времето за обяд е напълно естествена пауза във вашите бизнес дейности; за да направите това време по-продуктивно, можете да проверите имейла си.

3. В средата на следобеда. Това е поредната естествена пауза, когато трябва да си починете или сте на път да заминете за бизнес среща.

4. Край на работния ден. Ако изпразните входящата си кутия колкото е възможно повече, преди да напуснете работното си място, на следващата сутрин веднага ще преминете към преглед на нови съобщения. Като се уверите, че няма спешни неща в последния момент, които сте оставили без надзор, това гарантира по-спокойна вечер за вас и вашите колеги.

За повечето хора най-добрият вариант, който най-малко нарушава работния им процес, е да проверяват имейла четири пъти на ден и да отделят не повече от 15 минути за всяка „сесия“ на имейл.

2. ПАРТИЯ НА ПИСМАТА

Важно е да разберете, че обработвате имейл четири пъти на ден. Това не означава, че трябва незабавно да отговорите на всички съобщения, които изискват отговор, или да напишете всички имейли, които сте планирали да изпратите в рамките на 15 минути. Трябва да приемете факта, че вашата входяща кутия не е нищо повече от партида писма, чакащи да бъдат подредени.

3. ПРОВЕРКА НА ВХОДЯЩАТА КРЕСПОНДЕНЦИЯ

Следващата стъпка е да проверите всички съобщения, което не означава, че трябва да прочетете всяко едно. Често решението за имейл може да се вземе въз основа на неговата тема или първите няколко реда. Значителна част от нашата кореспонденция се състои от пощенски списъци и бюлетини. Ако сте индустриален анализатор, може би бюлетин -
най-важният документ за вас и го изучавате внимателно всеки ден. За други обаче това не е така и е възможно бързо да определим дали този бюлетин е важен или полезен за нас. Не всички имейли изискват отговор: това са например онези писма, в които сте изброени в копието, или темата на съобщението предполага, че просто трябва да прочетете тази информация.

4. ИЗТРИВАНЕ

Ако основната ви цел е да освободите входящата си поща, един от най-лесните начини да постигнете това е да изтриете съобщения. Ако след като прочетете бюлетина, стигнете до извода, че тази информация е безполезна за вас, отпишете се от този бюлетин. Няма да съжалявате и няма да ви се налага да отделяте повече време за обработката му. Изтрийте всички съобщения, които не изискват допълнителни действия от ваша страна.

Ако изведнъж откриете, че изтривате всички съобщения, идващи от конкретен адрес, помислете защо това се случва.

5. ИЗПЪЛНЕНИЕ

Също както при работа с хартиени документи е желателно да не се връщате отново към прочетените букви.

Ако ви отнемат само няколко минути, за да отговорите или препратите съобщение, направете го веднага. Трябва да отговаряте възможно най-скоро на съобщения, които потвърждават или задават час на среща, изискват информация за вашите контакти, съдържат някои въпроси или искания, освен ако, разбира се, това ще ви отнеме много време.

Ако разберете, че имате нужда от допълнителна информация, участие на други хора или време за размисъл, тогава няма да можете да отговорите на такова писмо веднага. Ще трябва да предприемете някои действия по-късно: може би да решите дали наистина трябва да отговорите на това писмо и да направите нещо. Ако не, можете незабавно да изпратите писмото до точния човек. Преди да делегирате задача, може да отнеме известно време, за да разберете кой
трябва да е отговорно лице. Ако писмото изисква да предприемете действия, запазете само значителната част от информацията и изтрийте самото писмо. Пазете входящата си кутия без такива съобщения и съхранявайте необходимата информация, например в система за проследяване на работата по вашите проекти, в календар или система за планиране, за да сте сигурни, че ще го направите. Точно това е изпълнението - уверението, че каквото трябва да се направи, ще бъде направено.

6. СЪХРАНЕНИЕ

Ако имейл не може да бъде изтрит (или да се реагира и след това да бъде изтрит), става необходимо да го запазите.

Основната причина, поради която може да се нуждаете от това, е, че ще трябва да се позовавате на този документ в бъдеще (например това е информация за нещо, взето решение, инструкция, отчет за напредъка и т.н.). Ако внезапно не разполагате с документ, на който можете да се позовавате, това ще има неблагоприятни последици за вас.

Няма единствен правилен начин за съхраняване на имейл съобщения. Трябва да измислите система, която да работи за вас лично.

Една от опциите е система от подпапки във вашата входяща кутия. Можете да сортирате подпапките по тема, категория, клиент или проект, в зависимост от вида на съобщенията, които обикновено получавате. Много хора създават отделна папка, наречена „Обработени писма“, където поставят всички съобщения, които са проверили, и съобщения, които изискват допълнителни действия.

Която и система за съхранение на имейл да изберете, не забравяйте, че единственото място, където не трябва да я съхранявате, е във входящата си кутия. Не забравяйте също, че работата с електронна поща не трябва да ви отнема 24 часа в денонощието, седем дни в седмицата. Поддържането на вашата входяща кутия организирана в предварително определено време ще ви спести часове седмично, ще намали стреса, който изпитвате от пропускането на нещо, и ще повиши ефективността ви в справянето с това, което наистина има значение. Това са прости принципи, които лесно се запомнят.

Интернет предлага толкова много интересни неща днес и ние се опитваме да не губим информация - абонираме се за различни пощенски списъци, кореспондираме с приятели и създаваме нови познанства, използваме поща в бизнес кореспонденция.

Как правилно да организирате електронната си поща? Този въпрос тревожи мнозина.

Има правила в бизнес кореспонденцията, използваща електронна поща. По време на използването му се появиха някои разработки по правилата за работа и с електронната поща. Това се наложи, за да бъдем в крак с събитията, да не губим входящата информация и да реагираме своевременно на нея. Мисля, че знанието как да работите с вашата електронна поща ще бъде полезно за мнозина.

Как да организираме работата на електронната поща?

♦ Проверете пощата си в точното време

Електронната поща обикновено не е предаване на спешна информация, тя се използва за неспешни въпроси.

Има телефони за спешна информация и в нейния кабинет може да се достави лично. Ето защо, ако не е уговорено предварително, че сега ще получите важно писмо по пощата, тогава не проверявайте пощата си постоянно. Просто затворете програмата на компютъра по време на основната работа, така че да не виждате постоянно входящи писма в раздела на браузъра или в изскачащия прозорец. Няма да отвлича вниманието от важни въпроси.

И колкото и да е странно, пощата ще бъде подредена за по-кратък период от време, защото ще се занимаваме с нея целенасочено, като отделяме специално време сутрин и вечер, а вероятно само веднъж на ден. Зависи от обстоятелствата и вида на вашата дейност.

Всичко това, разбира се, не се отнася за тези, чиято работа е да отговарят на имейли, например в бюрото за помощ.

♦ Изпразвайте входящата си кутия всяка вечер

Папката Inbox е мястото, където се събира цялата входяща информация, която трябва да се научите да сортирате бързо.

За да сортираме писма по тема, ни трябва допълнително създайте някои важни папки. Например „Отговор“, „Лично“, „Работа“, „Интересно“, „Важно“ и „Лично“.

Създайте подпапки за всяка папка. Папката „Лични“ може да съдържа кореспонденция с важни за вас хора. Например в тази папка създаваме подпапка "Иванов И.И." и задайте правило (филтър) в пощенската кутия, че всички писма от Иванов И.И. ще бъде изпратен незабавно в тази папка. Не е нужно да се притеснявате, че ще пропуснете тази буква, защото в менюто до името на папката ще се покаже икона, че в тази папка има непрочетена буква.

Това правим с всички букви, които са важни за нас.

♦ Ние почистваме пощата от спам

При сортиране на писма е необходимо да маркирате нежеланите съобщения и тези, за които не сте се абонирали като спам.

Програмата за електронна поща има функция за филтър за спам. Тя е в състояние да запомни такива писма и когато бъде изпратено отново от този автор, писмото веднага ще отиде в папката за спам.

Ако не сте изчистили тази папка сами, след 30 дни всички имейли се изтриват автоматично от папката за спам и не е нужно да се притеснявате за това.

Никога не отговаряйте на непоискани имейли, защото измамниците могат да използват имейла ви.

Спазвайки правилата за работа с електронната поща, работният ви ден ще бъде по-ефективен – можете да отделите по-малко време за сортиране, отговаряне и писане на писма. Ето някои конкретни съвети:

Правила за електронна поща

• Задайте конкретно време за работа с електронна поща. Изключете пощенската си кутия, когато сте готови.
• Разгледайте функциите и настройките на пощенската кутия. Това ще ви помогне бързо да се ориентирате при работа с букви.
• Използвайте входящата си кутия като място за събиране на информация за сортиране. В същото време използвайте етикети, за да маркирате букви. Всяка вечер тази папка трябва да е празна.
• Настройте филтри в пощенската си кутия, за да сортирате важни имейли в папки с теми
• Периодично почиствайте (отписвайте се) пощенския списък от тези, които не са интересни и не са подходящи. За да направите това, задайте график в календара. Например веднъж на тримесечие. Колкото по-често правите това, толкова по-малко време ще отнеме това почистване.
• Сортирайте имейлите във входящата си поща ежедневно и отговаряйте на имейли възможно най-скоро.
• Подгответе предварително направени шаблони за отговор на писма. Включете шаблон за поздрав и подпис в отговорите си. Това ще спести много време при писане на отговори на имейли.
• Опитайте се да бъдете възможно най-кратки. Прикачете допълнителна информация към писмото като отделен файл.
• Винаги проверявайте файловете, прикачени към имейли, с антивирусна програма.
• Следвайте правилото: „едно писмо – една тема“. Това улеснява получателя да работи с писма.
• Ако един и същ въпрос идва от различни хора, тогава има смисъл да отговорите публично във вашия блог или уебсайт и да предоставите връзка към тази статия в писмо. Така спестявате време за писане на отговор и предоставяте пълна информация на заинтересованите страни.
• Запомнете правилото: колкото по-малко пишете, толкова по-малко писма получавате.
• Съхранявайте архив на изпратените имейли.
• Не предоставяйте паролата за акаунта, в който се намира вашата поща, на трети страни.
• Използвайте функцията Letter Properties, за да разберете повече информация за писмото. За да направите това, щракнете с десния бутон на мишката в режим на четене на писмото.

Дали ще използвате или не тези правила зависи от вас. Но когато организирате работа с пощенска кутия, трябва да запомните, че ние трябва да управляваме кореспонденцията, а не тя нас. Предполага се, че имейлът прави живота ни по-лесен, а не по-натоварен.

1:505

Електронната поща се използва от милиони хора – това е удобно, бързо и достъпно.

За изпращане на имейл ви трябва компютър, интернет, електронна поща. За да регистрирате пощенска кутия, трябва да отидете до която и да е пощенска услуга (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com и др.) и да попълните предоставения формуляр.

1:1085 1:1095

И така, започнахте поща и сега трябва да пишете на някого. Как да изпратя имейл?

1:1294

2:1799

Помислете за процеса на изпращане на имейл, като използвате примера на услугата Mail.ru. След като регистрирате пощенска кутия, ще бъдете отведени на страница, където ще бъдат предложени папките "Входящи", "Изходящи" и т.н.
Намерете бутона "Напиши" и кликнете върху него.
Ще видите формата на писмото и полетата "До" и "Тема".
В полето „До“ въведете имейл адреса на получателя, например Ако трябва да изпратите имейл до няколко получатели, въведете адресите на получателите, разделени със запетаи. За да не попълвате адреси ръчно, можете да използвате функцията "Адресна книга", която се намира в реда "До". Щракнете върху подчертаната дума "До" и ще видите списък с получатели (ако преди това сте ги запазили в адресната книга на пощенската си кутия). Поставете отметка с желаното име или имена и кликнете върху „Добавяне на избрани“.
В най-голямото поле напишете текста на писмото. Можете да промените цвета на текста, размера на шрифта, да вмъкнете връзки или емотикони. За да направите това, изберете текста и кликнете върху един от бутоните, разположени над полето за въвеждане на съобщение.
След като попълните всички полета, кликнете върху бутона „Изпращане“.

2:2114

3:504

По електронна поща можете да изпращате не само писма, но и текстови документи, звукови и видео файлове, снимки и снимки.

3:747 3:757

Как да изпратите снимка по имейл?

3:846

Влизаме в пощата, щракваме върху раздела "написване", попълваме редовете "До" и "Тема".
В прозореца, който се отваря, изберете папката със снимката, която искате да изпратите. Например вашите снимки са в папката "Снимки" на диск D. Щракнете върху раздела "Моят компютър", щракнете двукратно върху раздела "(D:) Local Disk", след това 2 пъти върху папката "Снимки".
Изберете желаната снимка и кликнете върху нея 1 път.
В долната част на прозореца в реда "Име на файл" ще се покаже името на избрания файл.
Щракваме 1 път върху бутона "Запазване" и снимката започва да се качва в имейл страницата.
След като качите файла (зелена отметка под файла ще покаже, че качването е завършено), кликнете върху бутона „Изпращане“.

3:2248

4:504

За да изпратите снимка по имейл, трябва да знаете размера на пощенската кутия на получателя. Ако пространството е ограничено, адаптирайте се, т.е. намалете размера на снимката. В долната част на прозореца за снимки ще видите надпис "Снимката няма да бъде адаптирана за Интернет редактиране". Кликнете върху бутона "Промяна". В прозореца, който се отваря, изберете функцията „Компресиране на големи снимки“ и кликнете върху „Приложи“.

4:1201 4:1211

Как да изпратите документ по имейл

4:1307

Електронната поща ви позволява да изпращате документи в различни формати: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, Open Office електронни таблици, Microsoft Excel, PowerPoint презентации. За да изпратите документ по имейл, следвайте същите правила за изпращане на снимки.
Попълнете редовете "До" и "Тема".
Кликнете върху бутона „Прикачване на файл“.
В прозореца, който се отваря, изберете желания документ и кликнете върху „Запазване“.
Щракваме върху бутона "Изпращане".

4:2112

5:504

Ако трябва да изтриете прикачен документ, щракнете върху червения кръст, разположен в горния десен ъгъл на файла.

5:732 5:742

Етика на имейл - Как да изпращате имейли правилно

5:895

Правилата на имейл етикета или „етикета“ са също толкова важни, колкото и правилата за телефонен разговор или среща лице в лице. Правилното изпращане на имейл е лесно, ако знаете няколко прости правила.
Винаги изпращайте имейл с попълнена тема. Наличието на тази колона ще помогне на адресата да определи значението на съобщението и ще улесни работата с електронната кореспонденция.
Бъдете учтиви. Запомнете думите на добре дошли и благодарност.
Спазвайте правилата на граматиката и пунктуацията. Изобилие от грешки може да се сбърка с вашата некомпетентност и неуважение към адресата.
Използвайте главни букви само когато е необходимо. В електронния етикет текстът, отпечатан с главни букви, се възприема като викане.
Пишете малки съобщения, които имат логична структура. Разбийте текста на абзаци, използвайте кратки изречения. Ако информацията не може да бъде съкратена, форматирайте я като прикачен файл.
Когато отговаряте на писмо, цитирайте откъси от оригиналното съобщение. Това улеснява получателя да запомни казаното.
Не изпращайте по имейл поверителна информация, номера на кредитни карти. Информационната сигурност е от първостепенно значение.
Не използвайте емотикони, ярки фонове и цветни шрифтове в бизнес писма.
В края на писмото поставете подпис (4-7 реда). Той ще помогне на получателя да идентифицира подателя на писмото и ще предостави допълнителна информация (телефон, факс).
След като напишете писмо, прочетете го, поставяйки се на мястото на получателя.

5:3514 5:12

Как да изпратите снимка по имейл

5:103

5:111 5:121

Как да извлечете прикачен файл от имейл

5:241